Производственные процессы автотранспортного и любого другого предприятия резко отличаются друг от друга. Автотранспорт не имеет дела с сырьем; предмет его труда - груз - поступает на транспорт извне в готовом виде, и никаких новых продуктов при этом не создается. Но, как и любая отрасль материального производства, он создает новые стоимости. Изменение потребительной стоимости автотранспортного предмета труда вызывается материальным изменением его положения в пространстве. Новые стоимости создаются в результате прибавления к первоначальной стоимости автотранспортируемого предмета стоимости его транспортировки.

Затраты автотранспорта на выполнение перевозок грузов и пассажиров, погрузочно-разгрузочных работ, транспортно-экспедиционных услуг, выраженные в денежной форме, представляют собой себестоимость перевозок, работ, услуг. Себестоимость является обобщающим показателем, отражающим все стороны производственной деятельности автотранспорта, характеризующим эффективность использования материальных, трудовых и денежных ресурсов. Она непосредственно отражается на уровне прибыли автотранспорта: чем ниже себестоимость, тем больше прибыль.

Все виды затрат, которые требуются автотранспорту для выполнения перевозок грузов и пассажиров, относятся на себестоимость. Бухгалтерия должна так организовать учет себестоимости автомобильных перевозок, чтобы можно было своевременно получить отчетные калькуляции, в которых отражаются все отклонения от нормативных расходов на перевозки. Объектами учета затрат на производство являются материальные, трудовые и финансовые ресурсы, израсходованные на осуществление транспортного процесса, работ и услуг. Объектами калькулирования себестоимости автомобильных перевозок, работ и услуг является продукция, изготовленная в результате осуществления производственного процесса. Учет производственной и хозяйственной деятельности внутренних подразделений базируется на оперативно-техническом, статистическом и бухгалтерском учете. Основанием для учета выполнения финансовых заданий является первичная документация, оформляемая по автоколоннам, бригадам и отдельным автомобилям. Фактические затраты подразделений относятся непосредственно на их счета и отражаются в аналитическом учете расходов на перевозки так, чтобы данные бухгалтерского учета стали непосредственной основой для оценки работы подразделений.

Основными моментами организации как грузовых, так и пассажирских перевозок являются: установление деловых (договорных) взаимоотношений между транспортными предприятиями и клиентурой, составление плана перевозок и его выполнение, организация линии и учет работы.

В любом случае наличие у предприятия своего или арендованного автотранспорта предполагает следующую схему формирования затрат:

• - расход нефтепродуктов;
• - расходы на проведение текущего ремонта автотранспортных средств;
• - затраты на оплату труда и отчисления на социальные нужды;
• - амортизация основных средств;
• - прочие затраты.

Основными калькуляционными статьями затрат на автомобильные перевозки являются следующие:

• - основная и дополнительная заработная плата водителей и кондукторов с отчислениями на социальные нужды, топливо,
• - смазочные и эксплуатационные материалы, износ и ремонт автомобильных шин, эксплуатационный ремонт и техническое обслуживание автомобилей,
• - амортизационные отчисления, общепроизводственные и общехозяйственные расходы.

Учетная политика автотранспорт пассижиров устанавливает следующие способы ведения бухгалтерского учета.

• - определение выручки от реализации продукции (работ, услуг). Как один из вариантов выручка от реализации продукции (работ, услуг) может определяться по мере отгрузки ее покупателю и предъявления ему расчетных документов.
• - порядок начисления амортизации по основным средствам и нематериальным активам. Первоначальная стоимость основных средств (с учетом расходов по доставке и установке), принадлежащих предприятию, погашается путем начисления амортизации по нормам, установленным законодательством. Предприятие на основании сводной ведомости амортизационных отчислений отражает в бухгалтерском учете ежемесячно начисляемую амортизацию по видам основных средств.
• - износ нематериальных активов относится на себестоимость услуг ежемесячно по нормам, рассчитанным исходя из первоначальной стоимости и срока их полезного использования. По нематериальным активам, по которым невозможно определить срок полезного использования, нормы износа устанавливаются в расчете - 10 лет.
• - оценка производственных запасов. Определение себестоимости материальных ресурсов (за исключением нефтепродуктов), списываемых в производство, осуществляется по учетной стоимости (на основании материальных отчетов) плюс (минус) отклонения от фактической стоимости поступивших материальных ресурсов. Себестоимость нефтепродуктов, списываемых в производство, определяется по расчету: остаток нефтепродуктов по фактической стоимости на начало месяца плюс приход их по фактической стоимости минус остаток (согласно материальным отчетам) на начало следующего месяца.
• - расходы будущих периодов. Расходы, произведенные в отчетном периоде, но относящиеся к следующим отчетным периодам, отражаются в отчетности как расходы будущих периодов, подлежат включению в себестоимость продукции (работ, услуг) либо списываются за счет других источников в течение срока, к которому они относятся.
• - резервы предстоящих расходов и платежей.
• - группировка и списание затрат на производство осуществляется в соответствии с действующим планом счетов.
• - механизированный учет затрат по счетам 20 "Основное производство" и 26 "Общехозяйственные расходы". Прямые расходы, связанные непосредственно с производством продукции (работ, услуг), а также косвенные расходы, связанные с управлением и обслуживанием основного производства, отражаются в конечном итоге на счете 20 "Основное производство". Косвенные расходы переносятся на счет 20 "Основное производство" со счета 26 "Общехозяйственные расходы".
• - признание прибыли от реализации продукции (работ, услуг). Выручка от реализации продукции (работ, услуг) и признание соответствующей прибыли возникают по мере отгрузки товаров и предъявления покупателю (заказчику) расчетных документов.
• - учет образования и использования фондов специального назначения. Указанные фонды могут образовываться за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия: фонд накопления формируется за счет нераспределенной прибыли отчетного года и прошлых лет; фонд потребления формируется за счет нераспределенной прибыли отчетного года и прошлых лет и фонда накопления. Используется этот фонд на различные социальные мероприятия, компенсацию удорожания стоимости питания в столовой, дотации на питание и другие предусмотренные законодательством расходы.
• - использование резервного капитала. Предприятие может из средств нераспределенной прибыли отчетного года и прошлых лет создавать резервный капитал и за счет его покрывать убытки прошлых лет.
• - учет текущего ремонта зданий и основных средств. Предприятие включает фактические затраты в себестоимость продукции (работ, услуг) по мере производства ремонта.
• - распределение косвенных (накладных) расходов. Общехозяйственные расходы по видам перевозок распределяются пропорционально отработанным авточасам на линии, если иное не предусмотрено законодательством.
• - форма бухгалтерского учета журнально-ордерная.
• - инвентаризация имущества и обязательств. Предприятие проводит инвентаризацию основных средств и нематериальных активов, материальных ценностей и денежных средств 1 октября ежегодно.

В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные бухгалтерские документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции. Первичные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• - наименование документа (формы);
• - код формы;
• - дата составления;
• - содержание хозяйственной операции;
• - измерители хозяйственной операции (натуральные и денежные);
• - наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

Учет затрат ведется калькуляционным методом: косвенные расходы учитываются на счете 26 и распределяются пропорционально валовому доходу (выручке от реализации работ, услуг) включаются в состав затрат основного производства, учитываемого на счете 20 "Основное производство". Издержки в части реализованных товаров относятся в дебет 44 счета.

В соответствии с подпунктом 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта). В расходы на содержание включают стоимость ГСМ, масел и запчастей, оплата услуг по ремонту и техническому обслуживанию автомобилей и т.д. И компенсацию расходов за пользование личного автомобиля в служебных целях. Ниже мы подробнее рассмотрим указанные расходы.

Расходы на ГСМ

Расходы на покупку бензина для служебных машин включаются в состав прочих расходов (подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Причем про нормы топлива в этом подпункте ничего не говорится. В кодексе лишь сказано, что фирма имеет право уменьшить налогооблагаемый доход на расходы, связанные с содержанием служебного транспорта.

Налоговики настаивают, что при определении обоснованности произведенных затрат на покупку топлива для служебного автомобиля надо руководствоваться Нормами расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные Министерством транспорта Российской Федерации 29 апреля 2003 г. (Р3112194-0366-03). Здесь указано, сколько литров топлива обычно расходуют на 100 км пробега.

Однако в письме Минфина России от 15 марта 2005 г. № 03-03-02-04/1/67 чиновники заявили, что указанные нормы применять не обязательно. Ведь условие, которому должны соответствовать расходы на покупку топлива, прописано в пункте 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. А именно, затраты должны быть экономически обоснованны и подтверждены оправдательными документами. Это означает, что при расчете налога на прибыль Нормами Минтранса России руководствоваться не обязательно. То есть руководителю фирмы достаточно издать приказ, указав в нем, сколько бензина, какой марки необходимо приобрести для служебного автомобиля. Этот документ и будет свидетельствовать, что расходы экономически обоснованны.

Однако проблема в том, что в данном вопросе чиновники Минфина непоследовательны. В более позднем письме от 4 мая 2005 г. № 03-03-01-04/1/223 они заявили, что при расчете налога на прибыль все-таки необходимо учитывать нормы Минтранса России. И это письмо минфиновцы направили в ФНС России. Так что наверняка налоговики воспользуются указанным письмом.

Если вы не захотите с ними судиться, то лучше последовать их разъяснениям. Впрочем, всегда можно сослаться на мартовское письмо Минфина и списывать топливо в том количестве, что установлено приказом руководителя организации. В этом случае, даже если налоговики будут упорствовать, штрафы и пени вам не грозят. Ведь письменные разъяснения налогового законодательства, данные чиновниками, освобождают организацию от ответственности. На этом настаивает пункт 3 статьи 111 Налогового кодекса РФ.

Те же, кто не захочет ссориться с налоговиками, должен будет руководствоваться нормами по расходу топлива, утвержденными Минтрансом. Достаточно знать марку автомобиля. В этом случае списать на расходы, уменьшающие налогооблагаемый доход, можно лишь то количество бензина, которое предусмотрено в разрешительном документе Р3112194-0366-03 для этой машины.

Однако в указанном документе Минтранса есть нормы не для всех марок автомобилей. Если это так, то следует обратиться к нормам, которые были разработаны Минтрансом совместно с Государственным научно-исследовательским институтом автомобильного транспорта для автомобилей иностранного производства. ФНС России обнародовала эти нормы в письме от 29 марта 2006 г. № ГИ-6-17/337@.

В отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены ни в одном из перечисленных выше документов, при определении норм расхода топлива налогоплательщику следует руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля (письмо Минфина России от 4 мая 2005 г. № 03-03-01-04/1/223). То есть на основании этих документов фирма должна разработать собственные нормы расхода топлива, указав их в приказе директора. Кроме того, можно обратиться в Государственный научно-исследовательский институт автомобильного транспорта, который разработает нормы именно для служебных машин организации.

Теперь поговорим о том, какими документами следует подтвердить расходы на горюче-смазочные материалы. Это чек контрольно-кассовой машины АЗС, где приобретался бензин и путевой лист. Обратите внимание: одного чека ККТ недостаточно для списания затрат в целях расчета налога на прибыль. Чек АЗС подтверждает лишь факт оплаты и служит основанием для оприходования бензина (но при условии, что в чеке указано количество приобретенного топлива). А вот факт использования бензина надо подтвердить путевым листом. Унифицированная форма этого документа утверждена Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Отметим, что она носит обязательный характер только для автотранспортных организаций (письмо Минфина России от

Что касается остальных организаций, то они могут разработать свою форму путевого листа. При этом в нем должны быть все реквизиты, которые являются обязательными для первичных документов. Они приведены в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Об этом Минфин России заявил в письме от 16 марта 2006 г. № 03-03-04/2/77.

Собственную форму путевого листа следует утвердить в качестве приложения к приказу об учетной политике организации.

Добавим, что в письмах Минфина от 3 февраля 2006 г. № 03-03-04/2/23 и от 16 марта 2006 г. № 03-03-04/2/77 чиновники указали, что первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности произведенных затрат, например, расхода ГСМ. И если путевой лист отвечает этим требованиям, его можно составлять раз в месяц или квартал.

Теперь несколько слов о том, как заполнять путевой лист. В листе нужно указывать информацию о маршруте следования и все пункты движения служебной машины (письмо Минфина России от 20 февраля 2006 г. № 03-0304/1/129). Иначе как подтвердить, что автомашина была использована именно в служебных целях. Такая информация является обязательной, поскольку отражает содержание хозяйственной операции. То есть формулировки в путевом листе типа «поездки по городу» или «по заданию организации» недопустимы. Документы, которые содержат подобные записи, не подтвердят расходы организации. Добавим, что по-прежнему необходимо указывать показания спидометра и расход топлива. Без этих данных учесть затраты на ГСМ для целей налогообложения вряд ли удастся.

Расходы на технический осмотр

Каждое основное средство должно проходить технический осмотр в ГИБДД. Без уплаты государственной пошлины не производится техосмотр машины. А без техосмотра эксплуатация машины запрещена. На этом настаивает пункт 11 Правил дорожного движения РФ (утверждены постановлением Правительства РФ от 23 октября 1993 г. № 1090). Иными словами, чтобы иметь возможность эксплуатировать автомобиль, без таких расходов никак не обойтись.

Расходы на техосмотр следует учитывать в составе расходов на содержание служебного транспорта. Отражать их при расчете налога на прибыль позволяет подпункт 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Документальным подтверждением расходов могут быть чеки ККТ, платежные поручения, счета-фактуры и другие документы, отражающие факт оплаты техосмотра.

Расходы на покупку «зимней» резины

Если каждая из покрышек даже в комплекте с колесным диском стоит не более 10 000 руб., то расходы на их покупку можно признать на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. А если стоимость шины превысит указанный предел? Нужно ли включать в этом случае такую дорогостоящую резину в состав основных средств, ведь шины эксплуатируются несколько сезонов? Нет, этого делать не нужно. Ведь сама по себе шина является лишь деталью автомобиля и не может использоваться как отдельное средство производства. А значит, не подпадает под определение основных средств, которое приведено в пункте 1 статьи 257 Налогового кодекса РФ. Поэтому независимо от стоимости и срока службы зимние шины в состав основных средств в налоговом учете не включаются.

Таким образом, стоимость зимних шин относится на прочие расходы, уменьшающие налогооблагаемый доход.

Затраты на мойку автомобиля

В состав расходов на содержание служебного транспорта включаются и затраты на его мойку (подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Против этого не возражает и Минфин России в письме от 20 июня 2006 г. № 0303-04/1/530.

Теперь несколько слов о том, какими документами подтвердить подобные расходы. Порядок подтверждения расходов в налоговом учете определяет пункт 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. В нем сказано, что при налогообложении можно учесть даже те расходы, которые лишь косвенно подтверждаются документами.

Если оплата была произведена по безналичному расчету, то по итогам отчетного периода фирма и организация, осуществляющая мойку транспорта, подписывают акт об оказании услуг. Однако, как правило, водители обычно рассчитываются на мойках наличными. В этом случае подтверждать расходы будут кассовый или товарный чек. При этом в нем обязательно должно быть написано, за что деньги приняты - за услуги по мойке автомобиля. Кроме того, лучше будет, если в товарном чеке будет указана марка автомобиля и ее государственный номер. На этом настаивают, скажем, столичные налоговики в письме УФНС России по г. Москве от 12 апреля 2006 г. № 20-12/29007.

Обратите внимание: учесть для налога на прибыль можно расходы на мойку не каждого автомобиля. Речь идет не только о том, что транспорт должен быть служебным. Организация еще не должна исполнять чужие обязанности по содержанию автомобиля. Объясним, что имеется в виду. Если автомобиль является собственностью организации, то она обязана содержать свое имущество. Об этом сказано в статье 210 Гражданского кодекса. Когда машина используется по договору аренды, то все зависит от предмета договора. Например, при заключении договора аренды транспортного средства с экипажем (то есть с предоставлением услуг по управлению и технической эксплуатации) все расходы по содержанию машины ложатся на арендодателя (ст. 634 Гражданского кодекса РФ). А вот в случае аренды автомобиля без экипажа - на арендатора (ст. 644 Гражданского кодекса РФ).

Поэтому если компания арендует автомобиль и одновременно пользуется услугами арендодателя по управлению и технической эксплуатации, то она не может уменьшить налогооблагаемую прибыль на затраты по мойке автомобиля. Эти расходы должен нести арендодатель. Для компании они будут необоснованными (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).

Плата за хранение автомобиля на платной стоянке

Расходы по оплате услуг по хранению автомобиля фирмы на стоянке можно учесть при расчете налога на прибыль. Для этого нужно выполнить условия, предусмотренные статьей 252 Налогового кодекса РФ. То есть расходы должны быть экономически оправданны, документально подтверждены и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода. Следовательно, если автомобиль используется в деятельности компании, и у фирмы нет места для его стоянки, то расход можно учесть. Также можно списать затраты на автостоянку и в том случае, когда ваш сотрудник отправляется в командировку на служебном автомобиле. Подтверждать расходы будут контрольно-кассовый чек либо квитанция за парковку автомобилей (письмо Минфина России от 27 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/404).

Компенсация за использование личных автомобилей

Расходы на выплату компенсаций за использование личного транспорта сотрудников для служебных поездок принимаются для целей налогообложения в пределах норм. Они установлены постановлением Правительства от

В указанном постановлении установлено, что при применении упрощенной системы налогообложения указанные нормы используются для определения расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов. В настоящий момент применяются следующие нормы:

(рублей в месяц)

легковые автомобили с рабочим объемом двигателя: - до 2000 куб. см включительно 1200 - свыше 2000 куб. см 1500 мотоциклы 600 Обратите внимание: из письма Минфина России от 21 июля 1992 г. № 57 следует, что суммы за износ, горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание, ремонт и страхование автомобиля уже вошли в компенсацию. То есть учесть их в расходах нельзя. Об этом же говорится в Письме УФНС России по г. Москве от 20 сентября 2005 г. № 20-12/66690.

Более того, в письме Минфина России № 57 сказано, что компенсации начисляются раз в месяц и не зависят от числа календарных дней в месяце. То есть за время, когда сотрудник отсутствует на работе (отпуск, командировка, болезнь и т.п.) и автомобиль простаивает, выплаты не положены. Таким образом, компенсацию нужно еще скорректировать с учетом отработанных дней. В письме же МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419@ оговаривается, что компенсация за использование личного транспорта считается экономически обоснованным расходом лишь в случае, если работа сотрудника связана с постоянными разъездами и это отмечено в его должностной инструкции.

Закон не запрещает предприятию, которое выплачивает сотрудникам компенсации за использование личных автомобилей в служебных целях, устанавливать на эти машины зимние шины. Однако истраченные на покрышки деньги не удастся исключить из налогооблагаемого дохода. По крайней мере, на этом настаивают чиновники. По их мнению, все эксплуатационные расходы заложены в сумму компенсации (см., например, письмо Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140). Многие фирмы находят из этой ситуации следующий выход. С работником заключают договор аренды автомобиля без экипажа. В этом договоре указывают, что все расходы по содержанию машины несет арендатор. Впрочем, арендатор обязан нести эксплуатационные расходы по автомобилю, арендованному без экипажа, даже в том случае, когда в договоре об этом ничего не сказано (ст. 646 Гражданского кодекса РФ).

Кроме того, чтобы расходы на компенсацию за использование личного транспорта в служебных целях принимались при исчислении налога на прибыль, необходимо, чтобы они были надлежащим образом оформлены. То есть на предприятии должны присутствовать организационно-распорядительные документы, в частности приказы о выплате сумм компенсации, документы, свидетельствующие о наличии транспортного средства, документы, подтверждающие использование личного транспорта в служебных целях.

В СХО широкое применение находит автотранспорт, который используют при доставке материалов, необходимых для производства: нефтепродуктов, минеральных удобрений, запасных частей, семян, кормов и других на вывозке продукции из поля заготовительным организациям и внутрихозяйственных перевозках.

Затраты по содержанию и эксплуатации транспортных грузовых средств – бортовых автомобиле, самосвалов, бензовозов, молоковозов и других независимо от их марки и грузоподъёмности учитывается на одном аналитическом счёте 23 « Вспомогательные производства». Расходы по эксплуатации и содержанию легкового автотранспорта учитываются на счётах 25 « Общепроизводственные затраты», 26 « Общехозяйственные затраты».

Затраты на содержание грузового автомобильного транспорта учитываются по следующей номенклатуре статей:

1. Расходы на оплату труда.

2. Отчисления на социальные нужды.

3. Нефтепродукты.

5. Работы и услуги.

6. Расходы денежных средств.

7. Затраты по организации производства и управлению.

8. Прочие затраты.

Первичными документами по учёту работы грузового автотранспорта являются путевой лист водителя грузового автомобиля, в котором отражаются все показатели по его работе:

¾ Сумма начислений по заработной плате;

¾ Объём выполняемых работ – тонно-километры, тонны;

¾ Пробег автомашины с грузом и без.

Путевой лист выдаётся шофёру на один день или на одну поездку, при условии, что предыдущий путевой лист был сдан в бухгалтерию. В нём отражается задание шофёру, отмечается выполнение задания. Шофёр записывает каждую ездку на пунктах приёма и доставки груза, их наименования, вес согласно ТТН, требованиям-накладным формы 203 АПК и другим документам. Данные путевых листов группируются в накопительной ведомости учёта работы грузового автотранспорта, в которой на каждую автомашину и шофёра открывается отдельная страница и в хранологической последовательности записываются основные реквизиты из путевых листов:

1) Начисленная сумма оплаты труда шофёров и грузчиков.

2) Количество тонно-километров.

3) Масса перевезённого груза в тоннах.

4) Расход топлива.

5) Часы в наряде с расшифровкой – в движении, в простое, под погрузкой и др.

В конце месяца в накопительной ведомости подводят итоги затрат и работ, выполненных автотранспортом. Составляют сводную накопительную ведомость.

Аналитический учёт затрат по грузовому автотранспорту ведётся в производственном отчёте по вспомогательным производствам, содержанию и эксплуатации машинно-тракторного парка формы 18 в, записи в который производятся на основании сводной накопительной ведомости учёта работы грузового автотранспорта и других сводных документах по учёту затрат грузового автотранспорта формы 49, 78 АПК.

В целях более правильного формирования затрат на эксплуатацию грузового автотранспорта и с\с оказываемых им услуг сельскохозяйственные организации могут вести учёт затрат по грузовым автомобилям и видам специальных машин (бензовозы, молоковозы и др.). В этом случае расходы по управлению и организации работ автопарка учитывают на отдельном аналитическом учёте и распределяют на соответствующие объекты учёта затрат в конце отчётного периода пропорционально количеству машино-смен, отработанных каждым видом специальных и других автомашин.

Синтетический учёт затрат на содержание и эксплуатацию грузового автотранспорта ведётся на активном счёте 23 « Вспомогательные производства» субсчёт « Автомобильный транспорт».

Глава 4. Бухгалтерский учет

В организации должны быть разработаны внутренние положения, инструкции, иные организационно-распорядительные документы, необходимые для организации учета основных средств, включая автотранспортные средства, и контроля за их использованием. Этими документами могут утверждаться:

1) формы применяемых первичных учетных документов по поступлению, выбытию и внутреннему перемещению объектов основных средств и порядок их оформления (составления), а также правила документооборота и технология обработки учетной информации;

2) перечень должностных лиц организации, на которых возложена ответственность за поступление, выбытие и внутреннее перемещение объектов основных средств (автотранспорта);

3) порядок осуществления контроля за сохранностью и рациональным использованием объектов основных средств в организации;

4) перечень должностных лиц, имеющих право подписи первичных документов и счетов-фактур, а также право внесения в них изменений;

5) маршрутные карты с разработанными маршрутами перевозок, наглядно отражающими территорию перевозок, классификацию дорог, километраж и пр. (как вариант – нанесение маршрутов на ксерокопии карты местности);

6) перечень сотрудников, предоставляющих свои автомобили в производственный цикл предприятия, и пр.

Для обеспечения контроля за сохранностью основных средств каждому автомобилю должен присваиваться при принятии его к бухгалтерскому учету соответствующий инвентарный номер. Присвоенный инвентарному объекту номер может быть обозначен путем прикрепления металлического жетона, нанесен краской или иным способом. Инвентарные номера выбывших инвентарных объектов основных средств не рекомендуется присваивать вновь принятым к бухгалтерскому учету объектам в течение 5 лет по окончании года выбытия.

Учет автотранспортных средств в инвентарных карточках ведется в руб. (в тыс. руб.). По автомобилю, стоимость которого при приобретении выражена в иностранной валюте, в инвентарной карточке указывается его контрактная стоимость в иностранной валюте.

4.1. Аналитический и синтетический учет

При постановке на учет автомобиля не всегда анализируется наличие всех классифицирующих признаков по признанию его в качестве объекта основных средств, для этого необходимо единовременное выполнение следующих условий:

1) использование в производстве продукции при выполнении работ или оказании услуг либо для управленческих нужд организации;

2) использование в течение длительного времени, т. е. срока полезного использования продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев;

3) организацией не предполагается последующая перепродажа автомобиля;

4) способность приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем.

Особое внимание уделяется способности приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем.

Если автотранспортное средство приобретается не для производственных нужд предприятия, а для целей организации бесплатных перевозок сотрудников в свой санаторий-профилакторий, то возникает ситуация, при которой приобретаемый автомобиль как не способный реально приносить впоследствии экономические выгоды в виде поступлений в кассу предприятия оплаты за проезд от сотрудников не может классифицироваться в качестве основного средства. В итоге расходы, связанные с приобретением такого объекта, будут признаны в соответствии с п. 5 ст. 270 НК РФ как расходы по приобретению или созданию амортизируемого имущества, не уменьшающие налоговой прибыли, поэтому невозможен и налоговый вычет по НДС по такому автотранспортному средству.

Иное решение будет, если приобретаемый автомобиль предполагается использовать в качестве автомобиля для представительских целей, что можно подтвердить соответствующим распоряжением по предприятию об организации.

Формирование первоначальной стоимости при покупке автомобиля в бухгалтерском и в налоговом учете завершается принятием его к учету. Но ни в одном нормативном документе нет четкого определения, что подразумевается под датой принятия объекта к бухгалтерскому учету. А от правильности определения даты принятия объекта к учету зависит не только правильность формирования первоначальной стоимости, но и возникновение права на налоговый вычет по НДС, уплаченному продавцу (поставщику).

В соответствии с нормами п. 1 ст. 172 НК РФ вычетам подлежат суммы налога, предъявленные налогоплательщику и уплаченные им при приобретении основных средств, которые производятся в полном объеме после принятия на учет данных основных средств.

Впервые в нормативных документах приведено понятие «принято к учету» в п. 38 приказа Минфина России № 91н от 13.10.2003 г. «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств».

Принятие основных средств к бухгалтерскому учету осуществляется на основании утвержденного руководителем организации акта (накладной) приемки-передачи основных средств, который составляется на каждый отдельный инвентарный объект.

Чтобы правомерно признать дату принятия к учету основного средства, нужен документ – акт (накладная) приемки-передачи основных средств, ранее введенный постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 г. № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств», в котором была поименована одна из унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств: № ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)».

В дате принятия объекта к учету (бухгалтерскому, равно как и к налоговому) предприятие имеет право выбора, закрепленное в приказе об учетной и налоговой политике:

1) по дате перехода права собственности;

2) по дате приемки объекта в запас по приходному акту на складе;

3) по дате накладной поставщика.

Дата ввода в эксплуатацию не упоминается намеренно, поскольку принятие к учету и последующий ввод в эксплуатацию – два совершенно разных события.

Принятие к учету объектов основных средств может сопровождаться их последующим переводом в запас (дебет счета 01 Основные «средства» субсчета «Основные средства в запасе», кредит счета 08 «Вложения во внеоборотные активы»), что не исключает права организации на налоговый вычет до даты ввода в эксплуатацию.

Пример

Вапреле 2007 г. приобретена автомашина ВАЗ-21093. В счете-фактуре и накладной указано:

1) стоимость автомашины – 128 558 руб., кроме того, НДС – 23 140,44 руб.;

2) антикор – 3622 руб., кроме того, НДС – 651,96 руб.;

3) тонировка – 2975 руб., кроме того, НДС – 535,50 руб.;

4) установка защиты картера – 388 руб., кроме того, НДС – 69,84 руб.;

5) установка сигнализации – 3363 руб., кроме того, НДС – 605,34 руб.

Часто организации допускают ошибку, списывая отдельные расходы, например, стоимость расходов по антикору и тонировке, на себестоимость с параллельным признанием их единовременно в расходах при формировании налогооблагаемой прибыли.

В инвентарный объект включаются все относящиеся к нему приспособления и принадлежности, соответственно в стоимость автомобиля включается стоимость запасного колеса с покрышкой, камерой и ободной лентой, а также комплекта инструментов.

В соответствии с п. 8 ПБУ 6/01 все фактические затраты по приобретению основных средств, за исключением НДС и иных возмещаемых налогов, формируют первоначальную стоимость основных средств. Фактическими затратами на приобретение основных средств являются:

1) суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу), а также суммы, уплачиваемые за доставку объекта и приведение его в состояние, пригодное для использования;

2) суммы, уплачиваемые организациям за осуществление работ по договору строительного подряда и иным договорам;

3) суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением основных средств;

4) таможенные пошлины и таможенные сборы;

5) невозмещаемые налоги, государственная пошлина, уплачиваемые в связи с приобретением объекта основных средств;

6) вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретен объект основных средств;

7) иные затраты, непосредственно связанные с приобретением, сооружением и изготовлением объекта основных средств.

Таблица 3 Бухгалтерский учет дополнительных услуг

Затраты, связанные с приобретением автомобиля, отражаются в бухгалтерском и налоговом учете следующим образом (см. табл. 4):

Таблица 4 Бухгалтерский и налоговый учет по затратам на приобретения автомобиля

При исчислении сумм НДС нужно помнить, что в ряде ситуаций законодательством предусмотрена процедура восстановления «входного» НДС, который ранее был возмещен из бюджета по принятым на баланс основным средствам, включая автотранспорт. К таким ситуациям могут относиться случаи:

1) передачи имущества в качестве вклада в уставный капитал (Минфином России были даны разъяснения в письмах от 19.12.06 г. № 07-05-06/302, от 30.10.06 г. № 07-05-06/262);

2) перехода на упрощенную систему налогообложения (письма ФНС России от 24.11.2004 г. № 03-1-08/2367/45®);

3) списания основных средств, у которых остаточная стоимость не равна нулю (постановления ФАС ЗСО от 07.09.2004 г. № Ф04-6368/2004(А70-4489-10), ФАС УО от 27.10.2004 г. № Ф09-3563/04-ГК, ФАС СЗО от 21.12.2004 № А13-8607/04-20);

4) передачи имущества участнику, выходящему из общества (письмо МНС России от 08.09.2004 г. № 03-2-06/1/1969/22).

Затраты по полученным займам и кредитам должны признаваться расходами того периода, в котором они произведены (текущие расходы), за исключением той их части, которая подлежит включению в стоимость инвестиционного актива. Если приобретается автомобиль за счет заемных средств по импортному контракту, исполнение которого предполагает длительный период времени, то нормы ПБУ 15/01 указывают, что расходы, связанные с займом, будут учтены в первоначальной стоимости до момента принятия к учету автомобиля, с учетом следующих особенностей законодательства (см. табл. 5).

Таблица 5 Нормы принятия к учету средств автомобиля за счет заемных

Порядок учета норматива признания процентов по долговым обязательствам содержит два условия:

1) по заемным средствам, стоимость которых выражена в условных денежных единицах, предельный размер процентов рассчитывается так же, как и для рублевых обязательств (1,1 ставки рефинансирования ЦБ РФ). При расчете предельного размера учитываются курсовые разницы, которые образуются при уплате процентов;

2) для договоров с фиксированной процентной ставкой на протяжении всего срока действия договора используется ставка рефинансирования ЦБ РФ, действующая на дату привлечения заемных средств. В отношении прочих договоров используется ставка, действующая на дату начисления процентов.

Пример

Для приобретения зарубежного автомобиля в рамках импортного контракта взят кредит в сумме 100 000 долл. сроком на 90 дней (со 2 марта по 31 мая). По условиям кредитного договора ежемесячно на 30-е число признается задолженность по процентам исходя из ставки кредита 16 % годовых. Ставка рефинансирования – 10,75 %, лимит признания процентов в налоговом учете – 15 % (ст. 269 НК РФ). Кроме того, учетныйпроцесс должен отражать и изменение курса валюты (данные вымышленные): на 2 марта – 26,02 руб., на 30 марта – 26,09 руб., на 31 марта – 26,10 руб., на 30 апреля – 26,19 руб., на 4 мая – 26,14 руб., на 27 мая – 26,18 руб., на 29 мая – 26,16 руб., на 30 мая – 26,17 руб., на 31 мая – 26,17 руб.

Алгоритм учета следующий: на 30-е число каждого месяца начисляются проценты в соответствии с условиями договора, при этом в налоговом учете проценты начисляются с учетом ограничений, приведенных в ст. 269 НК РФ. На последнюю дату определяются курсовые разницы по заемным средствам. После уплаты процентов определяется курсовая разница между суммой начисленных и уплаченных процентов. Формирование первоначальной стоимости в налоговом учете завершается переходом права собственности (см. табл. 6).

Таблица 6 Формирование первоночальной стоимости в налоговом учете

Если приобретать автомобиль за счет заемных средств, то нужно учитывать и особенности налоговых вычетов по НДС в подобных ситуациях. Налоговый кодекс РФ не содержит положений, запрещающих использование налогоплательщиком заемных средств для уплаты НДС. В силу п. 1 ст. 807 ГК РФ денежные средства по договору займа передаются заемщику в собственность, в связи с чем он приобретает на них право владения, пользования и распоряжения. Однако налоговое ведомство утверждает, что вычет по НДС не возможен, пока не будет погашен заем. Или право на вычет сумм НДС у покупателя этих товаров (работ, услуг) возникает по мере исполнения обязательств по договору займа.

В отношении НДС по товарообменным операциям, согласно которым каждый участник договора, получив, например, товар по бартеру, обязан заплатить НДС другой стороне договора, а основанием должно быть платежное поручение. Первоначальной стоимостью основных средств, полученных по договорам, предусматривающим исполнение обязательств (оплату) неденежными средствами, признается стоимость ценностей, переданных или подлежащих передаче организацией:

– отражается рыночная стоимость получаемого имущества;

Дебет счета 08 «Вложения во внеоборотные активы»,

– отражается рыночная цена передаваемого (выбывающего) имущества.

Договоры мены содержат оговорки о стоимости обмениваемых объектов, которые не всегда соответствуют их остаточной стоимости.

Согласно п. 6.3 ПБУ 9/99 доходом организации по договорам, предусматривающим исполнение обязательств неденежными средствами, признается стоимость товаров (работ, услуг) полученных или подлежащих получению. Стоимость этих товаров (работ, услуг) определяется ценой, по которой в сравнимых условиях организация приобрела бы аналогичные товары (работы, услуги). Если эту стоимость определить невозможно, то величина доходов определяется исходя из стоимости товаров (работ, услуг), переданных по договору мены (имеется в виду цена, по которой в обычных условиях организация реализует аналогичные товары (работы, услуги)).

Документально операция по передаче автотранспортного средства в обмен на другое имущество оформляется актом приема-передачи объекта основных средств по формам № ОС-1, ОС-1а, ОС-16. На основании данных акта делаются соответствующие записи в инвентарной карточке форм № ОС-6, ОС-ба, ОС-бб. Рассмотрим отражение в учете выбытия автомобиля в обмен на сырье:

Дебет субсчета 01-3, субсчет «Выбытие основных средств»,

Кредит субсчета 01-4, субсчет «Собственные основные средства» – списана первоначальная стоимость выбывающего автотранспортного средства;

Дебет счета 02 «Амортизация основных средств»,

Кредит субсчета 01-3, «Выбытие основных средств» – списана амортизация, накопленная к моменту выбытия;

Кредит субсчета 01-3 субсчет «Выбытие основных средств» – списана остаточная стоимость выбывающих основных средств;

Дебет счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»,

Кредит субсчета 91-1 «Прочие доходы» – отражена выручка от продажи основного средства исходя из рыночных цен сырья (т. е. стоимости, за которую организация в обычных условиях приобрела бы аналогичное сырье);

– начислен НДС с выручки от продажи основного средства;

Дебет субсчета 10-1 «Сырье и материалы»,

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – оприходовано сырье исходя из стоимости автотранспортного средства (имеется в виду та стоимость, за которую в обычных условиях организация реализовала бы этот автомобиль) на сумму без НДС;

Дебет субсчета 91-3 «Налог на добавленную стоимость»,

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – отражена сумма «входного» НДС согласно счету-фактуре поставщика сырья.

Поскольку стороны договора мены свои обязательства выполнили, нужно произвести зачет взаимных требований:

Кредит субсчета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», – зачтены взаимные требования исходя из величины кредиторской задолженности.

Эта операция в учете отражена на основании акта о зачете взаимных требований, который составляется по письменному заявлению одной из сторон договора. Одна сторона договора мены передает другой стороне письменное уведомление о взаимозачете с указанием суммы, подлежащей зачету, и основания возникновения взаимной задолженности.

Также следует отметить, что товарообменные операции контролируются со стороны налоговых органов и согласно п. 2 ст. 40 НК РФ налоговые органы вправе проверить правильность применения цен по следующим сделкам:

1) между взаимозависимыми лицами;

2) по товарообмену (бартеру);

3) при совершении внешнеторговых сделок;

4) при отклонении цены сделки более чем на 20 % (в сторону повышения или понижения) от рыночной цены.

При каждой подобной сделке организация должна проверить, не отклоняется ли выручка от продаж, показанная в бухгалтерском учете, от рыночных цен, действующих в регионе, более чем на 20 %. Если обнаружится такое отклонение, то для целей исчисления НДС принимается рыночная цена сделки, сведения о ценах, действующих в данном регионе, запрашиваются в местном органе статистики.

Проверка заключается в расчете процента отклонений (П откл), который определяется следующим образом:

где ВП 6 – выручка от продажи по данным бухгалтерского учета;

РЦ – рыночная цена.

Что касается «входного» НДС, то согласно п. 2 ст. 172 НК РФ налоговому вычету подлежит сумма НДС, исчисленная исходя из балансовой стоимости имущества, переданного в качестве оплаты за приобретенные товары (работы, услуги), к вычету следует принять сумму «входного» НДС, которую поставщик указал в счете-фактуре, а покупатель перечислил ему отдельным платежным поручением:

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – отражено поступление суммы НДС, уплаченной поставщиком;

Кредит субсчета 91-1 «Прочие доходы» – произведен налоговый вычет «входного» НДС.

Суммы таможенных пошлин и сборов, уплаченных при ввозе импортного автотранспорта, включаются в первоначальную стоимость на основании п. 1 ст. 257 НК РФ, что, несомненно, сближает данные о первоначальной стоимости объекта в бухгалтерском и налоговом учете.

Согласно подп. 3 п. 2 ст. 170 НК РФ в случае приобретения основных средств лицами, не являющимися плательщиками НДС в соответствии с гл. 21 НК РФ, суммы НДС, предъявленные покупателю при их приобретении, учитываются в стоимости таких основных средств. В подобной ситуации суммы НДС, предъявленные предприятию продавцом автомобиля по счету-фактуре, принимаются к вычету либо учитываются в стоимости приобретаемых основных средств в той пропорции, в которой они используются для производства или реализации товаров (работ, услуг), операции по реализации которых подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения).

Такая пропорция определяется исходя из стоимости отгруженных товаров (работ, услуг), операции по реализации которых подлежат налогообложению (освобождены от налогообложения), в общей стоимости товаров (работ, услуг), отгруженных за налоговый период:

1) часть НДС, исчисленную пропорционально доле реализации облагаемых НДС видов деятельности в общем объеме реализации, предприятие имеет право принять к вычету на основании ст. 171, 172 НК РФ при наличии счета-фактуры и документов, подтверждающих фактическую оплату поставщику, после принятия автомобиля к учету в состав основных средств;

2) оставшуюся часть суммы НДС (пропорционально доле реализации по виду деятельности, подпадающему под уплату единого налога на вмененный доход) необходимо включить в стоимость приобретенного автомобиля.

Пример

Стоимость приобретаемого автомобиля 118 000 руб., в том числе НДС 18 000 руб.

Объем реализации в отчетном налоговом периоде составил 1 200 000 руб., в том числе по виду деятельности, переведенному на уплату единого налога на вмененный доход, – 300 000 руб., по иной коммерческой деятельности – 900 000 руб., т. е. в пропорции 25 % / 75 %.

К налоговому вычету подлежит сумма НДС:

18 000 x 75 % = 13 500 руб.

Подлежит включению в стоимость приобретения автомобиля 4500 руб.

Приобретенный автомобиль используется как для осуществления деятельности, облагаемой налогом на прибыль, так и деятельности, по которой организация плательщиком налога на прибыль не является. В такой ситуации сумма амортизации по данному автомобилю, исчисляемая в соответствии со ст. 259 НК РФ, должна ежемесячно (п. 3 ст. 272 НК РФ, поди

2 п. 3 ст. 273 НК РФ) включаться в состав расходов, учитываемых при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль, пропорционально доходу от реализации по обычным видам деятельности в общей сумме доходов от реализации товаров.

При покупке автомобиля у сотрудника предприятия необходимо учитывать обязанности налогового агента, которые возникают у предприятия. Согласно ст. 208 и 209 НК РФ доходы, полученные физическим лицом от реализации принадлежащего ему имущества, находящегося в Российской Федерации, признаются объектом налогообложения по налогу на доходы физических лиц. Однако выплаты организации в пользу физических лиц, производимые в рамках договоров, предметом которых является переход права собственности на имущество, не относятся к объекту обложения ЕСН (п. 1 ст. 236 НК РФ).

Автомобиль, который получен безвозмездно (ст. 251 НК РФ), в целях бухгалтерского учета является внереализационным доходом. При определении текущей рыночной стоимости используются данные о ценах на аналогичные основные средства (автомобили), полученные в письменной форме от организаций-изготовителей; сведения об уровне цен, имеющиеся у органов государственной статистики, торговых инспекций, а также в средствах массовой информации и специальной литературе; экспертные заключения (например, оценщиков) о стоимости отдельных объектов основных средств.

На величину первоначальной стоимости основных средств, полученных организацией по договору дарения (безвозмездно), формируются в течение срока полезного использования финансовые результаты организации в качестве внереализационных доходов. Принятие к бухгалтерскому учету такого автомобиля отражается по дебету счета учета вложений во внеоборотные активы в корреспонденции со счетом учета доходов будущих периодов с последующим отражением по дебету счета учета основных средств в корреспонденции с кредитом счета учета вложений во внеоборотные активы.

В налоговом учете согласно подп. 11 п. 1 ст. 251 НК РФ не включается в налогооблагаемую базу имущество, которое получено российской организацией:

1) от организации, если уставный (складочный) капитал (фонд) получающей стороны более чем на 50 % состоит из вклада передающей организации;

2) от организации, если уставный (складочный) капитал (фонд) передающей стороны более чем на 50 % состоит из вклада получающей организации;

3) от физического лица, если уставный (складочный) капитал (фонд) получающей стороны более чем на 50 % состоит из вклада этого физического лица.

При этом полученное имущество не признается доходом для целей налогообложения только в том случае, если в течение 1 года со дня его получения имущество (за исключением денежных средств) не передается третьим лицам.

Процесс ликвидации автомобиля может быть вызван моральным и физическим износом, утратой, авариями, стихийными бедствиями и чрезвычайными происшествиями.

Выбытие автомобиля может иметь место в случаях:

1) продажи;

2) списания в случае морального и физического износа;

3) ликвидации при авариях, стихийных бедствиях и иных чрезвычайных ситуациях;

4) передачи в виде вклада в уставный (складочный) капитал других организаций, паевой фонд;

5) передачи по договорам мены, дарения;

6) передачи дочернему (зависимому) обществу от головной организации;

7) недостачи и порчи, выявленных при инвентаризации активов и обязательств;

8) в иных случаях.

Решение о списании автомобиля оформляется в списание объекта основных средств с указанием данных, его характеризующих, как то:

1) дата принятия объекта к бухгалтерскому учету;

2) год изготовления;

3) время ввода в эксплуатацию;

4) срок полезного использования;

5) первоначальная стоимость;

6) сумма начисленной амортизации;

7) проведенные переоценки, ремонты;

8) причины выбытия с их обоснованием;

9) состояние основных частей, деталей, узлов, конструктивных элементов.

Детали, узлы и агрегаты выбывающего автомобиля, пригодные для ремонта других автотранспортных средств, а также другие материалы приходуются по текущей рыночной стоимости:

Дебет счета 10 «Материалы»,

Кредит субсчета 91-1 «Прочие доходы» – отражена сумма операционных доходов.

На основании оформленного акта на списание в инвентарной карточке производится отметка о выбытии автомобиля. Соответствующие записи о выбытии производятся в документе, открываемом по его местонахождению. Инвентарные карточки по выбывшим автотранспортным средствам хранятся в течение срока, устанавливаемого руководителем организации.

Расходы, связанные с выбытием объекта основных средств, учитываются по дебету счета прибылей и убытков в качестве операционных расходов. Эти расходы могут предварительно аккумулироваться на счете учета затрат вспомогательного производства. По кредиту счета прибылей и убытков в качестве операционных доходов учитываются сумма выручки от продажи ценностей, относящихся к выбывшему объекту основных средств, стоимость оприходованных материальных ценностей, полученных от разборки объекта основных средств по цене возможного использования.

Доходы и расходы от выбытия объекта основных средств подлежат зачислению на счет прибылей и убытков в качестве операционных доходов и расходов и отражаются в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому они относятся.

Все операции с основными средствами должны быть оформлены соответствующими первичными документами:

1) Акт о списании автотранспортных средств (форма № ОС-4а);

2) Акт о выявленных дефектах (данный документ целесообразно составлять в целях документального подтверждения факта выхода из строя того или иного объекта, не подлежащего восстановлению, в отношении которого принято решение о его ликвидации) (форма № ОС-16). В унифицированной форме ОС-4а указываются:

1) причины выбытия с их обоснованием;

2) состояние основных частей, узлов, деталей, конструктивных элементов;

3) сведения о содержании драгоценных металлов и камней;

4) пробег автомобиля и техническая характеристика агрегатов и деталей автомобиля и возможности дальнейшего их использования.

Затраты по списанию объектов основных средств, а также стоимость материальных ценностей, поступивших от разборки объектов основных средств, отражаются в разделе 5 «Сведения о затратах, связанных со списанием автотранспортных средств с бухгалтерского учета, и о поступлении материальных ценностей от их списания» (форма № ОС-4а).

Для учета выбытия (ликвидации) объектов основных средств к счету 01 «Основные средства» может открываться субсчет «Выбытие основных средств». В дебет этого субсчета переносится стоимость выбывающего объекта, в кредит – сумма накопленной амортизации.

По окончании процедуры выбытия остаточная стоимость объекта списывается со счета 01 «Основные средства» на счет 91 «Прочие доходы и расходы». При выбытии объекта основных средств сумма его дооценки переносится с добавочного капитала организации в нераспределенную прибыль организации. В бухгалтерском учете порядок записей будет следующим (см. табл. 7).

Таблица 7 Порядок записей выбытия основных средств в бухгалтерском учете по остаточной стоимости

При выбытии объекта основных средств сумма его дооценки переносится с добавочного капитала организации в нераспределенную прибыль организации.

Пример

Первоначальная стоимость ликвидируемого автомобиля составляла 600 000 руб. Начислена амортизация до переоценки – 450 000 руб.

После дооценки первоначальная стоимость увеличена на 300 000 руб. Величина амортизации увеличена на 225 000 руб. Восстановительная стоимость автомобиля составила 900 000 руб. Пересчитанная сумма амортизации – 675 000 руб.

Свернутое сальдо результатов переоценки: 75 000 руб. (+ 300 000 руб. – 225 000 руб. = 75 000 руб.). После переоценки до момента ликвидации автомобиля была начислена амортизация 15 000 руб. Общая сумма начисленной амортизации составит 675 000 руб. + 15 000 руб. = 690 000 руб.

В бухгалтерском учете записи будут следующими (см. табл. 8).

Таблица 8 Порядок записей выбытия основных средств в бухгалтерском учете по восстановительной стоимости

На самом деле финансовый результат от выбытия автомобиля иной, и рассчитать его можно в следующем порядке.

Первоначальная стоимость автомобиля составляла 600 000 руб., начисленная амортизация в уменьшение налоговой прибыли: 450 000 руб. + 15 000 руб. = 465 000 руб.

Не перенесенная на затраты стоимость в налоговом учете составила всего 135 000 руб. (600 000 руб. – 465 ОООруб = 135 000 руб.), что и составляет прямые убытки предприятия, а не сумма 210 000 руб. (225 000 руб. – 15 000 руб.), выявленная в бухгалтерском учете по дебету счета 99 «Прибыли и убытки».

При ликвидации переоценивавшегося автомобиля происходит изъятие прибыли из распределения ее между собственниками в сумме, адекватной величине свернутого сальдо от переоценки, а также представляющей собой разницу между финансовым результатом в бухгалтерском учете (210 000 руб.) и истинным результатом (135 000 руб.).

В целях устранения данного факта можно предложить вариант восполнения источников финансирования:

Дебет счета 83 «Добавочный капитал»,

Кредит счета 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» – 75 000 руб. – списывается сумма дооценки по ликвидируемому объекту в увеличение показателя чистой прибыли. Причем учитывается вся сумма переоценки, а не ее недоамортизированная часть.

При проведении организацией переоценки (уценки) стоимости объектов основных средств на рыночную стоимость: положительная (отрицательная) сумма такой переоценки не признается доходом (расходом), учитываемым для целей налогообложения, и не принимается при определении восстановительной стоимости амортизируемого имущества и при начислении амортизации, учитываемым для целей налогообложения.

Поэтому, если предприятие проводит переоценку автомобиля, оно должно в свете требований ПБУ 18/02 формировать постоянные разницы в связи с различиями по суммам амортизации, начисляемой в бухгалтерском учете и суммами амортизации, признаваемой в налоговом учете.

Порядок записей при безвозмездной передаче аналогичен процессу ликвидации, с той лишь разницей, что предприятие обязано уплатить в бюджет НДС с учетом рыночной стоимости безвозмездно передаваемого объекта основных средств (ст. 154 НК РФ). В связи с этим требованием предприятие должно получить заключение от экспертов-оценщиков о рыночной стоимости передаваемого объекта. Недоамортизированная стоимость ликвидированного автомобиля – 30 400 руб. (20 000 руб. + (5 400 руб. + 5 000 руб.)). В бухгалтерском учете порядок записей будет следующим (см. табл. 9).

Таблица 9

В налоговом учете по нормам п. 16 ст. 270 НК РФ предприятие лишено возможности учесть как остаточную стоимость безвозмездно переданного имущества и расходы, связанные с оценкой, так и сумму начисленного НДС в уменьшение налоговой прибыли за отчетный период, в котором состоялась данная операция. В связи с этим обстоятельством данная хозяйственная операция в налоговом учете отражается в другом порядке, нежели в бухгалтерском учете, что порождает формирование постоянных разниц и на их основе – постоянного налогового обязательства.

– 6000 руб. – отражено ПНО от суммы убытков от безвозмездной передачи автомобиля (сумма убытков за исключением НДС) (20 000 руб. + 5000 руб.) х 24 % = 6000 руб.).

Постоянные налоговые обязательства на сумму начисленного НДС не начисляются, такой вид начисления НДС необходимо признавать как основанный на нормах законодательства, а потому попадающий под нормы подп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ: «К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся следующие расходы налогоплательщика: 1) суммы налогов и сборов, начисленные в установленном законодательством Российской Федерации о налогах и сборах порядке, за исключением перечисленных в ст. 270 НК РФ». Следует восстанавливать все суммы НДС, принятые к вычету по автомобилям, выбывшим до срока их полезного использования, облагаемых НДС. А в случаях, когда автомобили не были использованы при осуществлении операций, признаваемых объектами налогообложения, нужно произвести следующую запись по восстановлению НДС:

Дебет субсчета 91-2 «Прочие расходы»,

Кредит субсчета 68-2 «Расчеты по НДС» – восстановлена сумма НДС.

При продаже автомобиля в бухгалтерском учете убыток учитывается в полном объеме в периоде продажи имущества, а в налоговом – равномерно в течение срока, исчисляемого как разница между количеством месяцев срока полезного использования этого имущества и количеством месяцев эксплуатации имущества до момента его реализации, включая месяц, в котором имущество было реализовано, т. е. в месяце реализации объекта убытки в налоговом учете не учитываются (даже частично), а полностью переносятся на будущее. Поэтому они в полном объеме должны быть учтены в составе налогооблагаемых временных разниц.

В бухгалтерском учете убыток признается в момент продажи и в конечном итоге прямо влияет на показатель чистой прибыли, которая может быть распределена между собственниками предприятия или иным способом инвестирована.

При получении предприятием убытков в налоговом учете (против положительного финансового результата в бухгалтерском учете) оно должно отразить запись:

Дебет счета 09 «Отложенные налоговые активы»,

Кредит субсчет 68-1 «Расчеты по налогу на прибыль» – начисление суммы отложенных налоговых активов (ОНА) на убытки, которые будут уменьшать налоговую прибыль в последующий период, равный остаточному сроку полезного использования проданного имущества.

Затем ежеквартально до истечения остаточного срока полезного использования, предприятие будет производить записи по погашению временных разниц, учтенных по дебету счета 09 «Отложенные налоговые активы»:

Дебет субсчет 68-1 «Расчеты по налогу на прибыль»,

Кредит счета 09 «Отложенные налоговые активы».

При выбытии объекта основных средств (автомобиля), в отношении которого формировались временные разницы, необходимо осуществить следующие записи:

Кредит счета 99 «Прибыли и убытки» – списывается сальдо отложенного налогового обязательства или

Дебет счета 99 «Прибыли и убытки»,

Кредит счета 09 «Отложенные налоговые активы» – списывается сальдо отложенного налогового актива.

4.2. Начисление амортизации

Исходя из ст. 130 ГК РФ автотранспортное средство является движимой вещью, и в соответствии с п. 2 ст. 164 ГК РФ государственная регистрация сделок с движимым имуществом не требуется, кроме предусмотренных законом случаев, поэтому начисление амортизации по объекту амортизируемого имущества – транспортному средству начинается в общеустановленном порядке – с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором этот объект был введен в эксплуатацию, на основании п. 2 ст. 259 НК РФ.

Амортизируемое имущество распределяется по амортизационным группам в соответствии со сроками его полезного использования (п. 1 ст. 258 НК РФ). В бухгалтерском учете существует четыре способа начисления амортизации объектов основных средств (п. 18 ПБУ 6/01):

1) линейный способ – первоначальная или текущая (восстановительная) стоимость объекта списывается равномерно по нормам, исчисленным исходя из срока полезного использования объекта;

2) способ уменьшаемого остатка – годовая норма амортизации определяется исходя из остаточной стоимости объекта основных средств на начало отчетного года и нормы амортизации, исчисленной исходя из срока полезного использования этого объекта и коэффициента не выше 3, установленного организацией;

3) способ списания стоимости по сумме чисел лет срока полезного использования – норма амортизации определяется путем деления числа лет, остающихся до конца срока полезного использования объекта, на сумму чисел лет срока полезного использования объекта. Данная норма применяется к первоначальной или текущей (восстановительной) стоимости объекта;

4) способ списания стоимости пропорционально объему продукции (работ) – норма амортизации производится исходя из натурального показателя объема продукции (работ) в отчетном периоде и соотношения первоначальной стоимости объекта основных средств и предполагаемого объема продукции (работ) за весь срок полезного использования.

При начислении амортизации автотранспортного средства нужно соблюдать следующие правила:

1) по однородной группе объектов основных средств можно применять один из перечисленных способов начисления амортизации по выбору организации. Этот выбор нужно закрепить в учетной политике организации;

2) выбранный способ начисления амортизации применяется в течение всего срока полезного использования объектов, входящих в однородную группу основных средств;

3) срок полезного использования объекта определяется при принятии этого объекта к бухгалтерскому учету (в приказе руководителя предприятия);

4) в течение отчетного года нужно начислять амортизационные отчисления ежемесячно в размере 1/12 годовой суммы;

5) амортизацию по каждому объекту нужно начислять только в пределах его стоимости, учтенной на балансовом счете 01 «Основные средства»;

6) нужно начислять амортизацию с месяца, следующего за месяцем, в котором объект был введен в эксплуатацию;

7) не начислять амортизацию с первого числа месяца, следующего за месяцем, в котором объект списан с баланса организации;

8) не начислять амортизацию по объектам, полностью самортизированным. Если объект продолжают использовать в хозяйственной деятельности организации, то он не списывается с баланса, а его остаточная стоимость равна нулю;

9) не начислять амортизацию по объектам, переведенным решением руководителя на консервацию сроком более 3 месяцев;

10) не начислять амортизацию в период восстановления объекта (ремонт, реконструкция, модернизация), если этот период длится более 12 месяцев;

11) начисление амортизации учитывать по Кредиту балансового счета 02 «Амортизация основных средств» в корреспонденции со счетами учета расходов. Однако, какой бы способ начисления амортизации ни выбрала организация, для целей налогообложения нужно начислять амортизацию по единым нормам. Только исчисленная по этим нормам амортизация уменьшает налоговую базу при расчете налога от фактической прибыли. Наиболее распространенными способами начисления амортизации по автотранспортным средствам является первый и четвертый.

Пример

Организация приобрела для служебных целей легковой автомобиль ГАЗ 3110. Первоначальная стоимость автомобиля составила 175 000 руб. Автомобиль был введен в эксплуатацию 22 января 2007 г. Организация начисляет амортизацию по легковым автомобилям линейным способом. Причем срок службы автомобилей определяется в соответствии с едиными нормами. ГАЗ 3110 относится к автомобилям среднего класса (шифр 50418), норма амортизации – 11,1 % в год от первоначальной стоимости. Срок полезного использования автомобиля, установленный Едиными нормами, составляет 9 лет (100 % / 11,1 %).

Организация начнет начислять амортизацию с февраля 2007 г. Ежемесячно в учете начисление амортизации будет отражаться проводкой:

Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы»,

– 1618,75 руб. ((175 000 руб. x 11,1 %) / 12 месяцев).

При способе списания стоимости основных средств пропорционально объему продукции (работ) начисление амортизации производится исходя из натурального показателя объема продукции (работ) в отчетном периоде и соотношения первоначальной стоимости объекта основных средств и предполагаемого объема продукции (работ) за весь срок полезного использования объекта основных средств.

Пример

Организация начисляет амортизацию в зависимости от пробега автомобиля по Единым нормам (по способу списания стоимости пропорционально объему работ). 9 апреля 2007 г. организация ввела в эксплуатацию грузовой автомобиль грузоподъемностью 4,5 т с ресурсом пробега до капитального ремонта 400 000 км Шифр автомобиля по Единым нормам 50402, а нормаамортизации составляет 0,37 % от стоимости машины на 1000 км пробега. Первоначальная стоимость автомобиля составила 400 000 рублей. Дата начала работы автомобиля 9 апреля, пробег за апрель составил 1500 км, за май 2900 км, за июнь 3500 км.

Организация должна начислять амортизацию с мая 2007 г., однако нужно будет учесть пробег за апрель и за май 4400 км (1500 км + 2900 км). Сумма амортизации составит 6 512 руб. (400 000 руб. X 0,37 %> x 4400/1000 км). Бухгалтерская проводка по начислению амортизации за май отразится следующей бухгалтерской проводкой:

Дебет счета 23 «Вспомогательные производства», Кредит счета 02 «Амортизация основных средств» – 6512 руб.

Сумма амортизации за июнь составит 5 180 руб. (400 000 руб. х 0,37 % х 3500/1000 км). В июне организация сделает следующую проводку по начислению амортизации автомобиля: Дебет счета 23 «Вспомогательные производства», Кредит счета 02 «Амортизация основных средств» – 5180 руб.

По автомобилям, используемым в организации с сезонным характером производства, годовая сумма амортизационных отчислений начисляется равномерно в течение периода работы организации в отчетном году.

Пример

Организация, осуществляющая речные перевозки грузов в течение 7 месяцев в году, приобрела объект основных средств, первоначальная стоимость которого составляет 200 000 руб., срок полезного использования – 10 лет. Годовая норма амортизационных отчислений составляет 10%о (100 % / 10 лет). Годовая сумма амортизационных отчислений в размере 20 000 руб. (200 000 руб. х 10 %) начисляется равномерно в течение 7 месяцев работы в отчетном году, 2 857 руб. (20 000 руб. / 7 месяцев).

Начисляя амортизацию по безвозмездно полученному автомобилю, ежемесячно нужно делать следующие проводки:

Дебет счета 20 «Основное производство» (23 «Вспомогательные производства», 26 «Общехозяйственные расходы»),

Кредит счета 02 «Амортизация основных средств» – 2 857 руб. начислена амортизация по автотранспортному средству;

Дебет субсчета 98-2 «Безвозмездные поступления»,

Кредит субсчета 91-1 «Прочие доходы» – 2 857 руб. на прочие доходы отнесена часть стоимости безвозмездно полученного автомобиля в пределах суммы начисленной амортизации.

Получая имущество в безвозмездное пользование, организация должна учитывать позицию налоговых органов о том, что такая операция порождает определенные налоговые последствия, и «бесплатность» пользования имуществом приобрела весьма условный характер. В налоговом учете у организации, которая безвозмездно получает имущественное право, такая операция отражается как внереализационный доход (п. 8 ст. 250 НК РФ) с последующим обложением налогом на прибыль. Доход определяется исходя из рыночных цен в соответствии с правилами ст. 40 НК РФ. Налоговым кодексом не установлено каких-либо ограничений по поводу признания затрат, связанных с эксплуатацией автомобиля, полученного в безвозмездное пользование. Важно только, чтобы автомобиль использовался в производственных целях, затраты были документально подтверждены и экономически обоснованны (ст. 252 НК РФ). Тогда такие затраты могут быть включены в состав расходов по обычным видам деятельности (ст. 253 – 254 НК РФ), которые уменьшают налогооблагаемую прибыль.

Пример

Безвозмездно полученный автомобиль первоначальной стоимостью 200 400 руб. был введен в эксплуатацию в марте. С апреля месяца организация должна начислить амортизацию по 2 000 руб. и отразить у себя в учете эту операцию проводками:

Кредит счета 02 «Амортизация основных средств» – 2 000 руб. начислена амортизация за месяц;

Дебет счета 98-2 «Безвозмездные поступления»,

Кредит счета 91-1 «Прочие доходы» – 2 000 руб. – часть стоимости безвозмездно полученного автомобиля отнесена на прочие доходы.

За II квартал амортизация была начислена в размере 6 000 руб., и часть стоимости безвозмездно полученного автомобиля отражена в составе прочих доходов в размере 6 000 руб. В налоговую базу включается полная рыночная стоимость автомобиля, полученного по договору дарения.

Амортизация автомобиля, бывшего в эксплуатации, производится исходя из оставшегося срока его полезного использования. Этот срок определяется на основании Единых норм. Однако это условие касается тех автотранспортных средств, для которых установлена норма амортизации в процентах к первоначальной стоимости.

Федеральный закон от 06.06.2005 г. № 58-ФЗ добавил в ст. 259 НК РФ новый п. 1.1, который вступил в силу 01.01.2006 г. Согласно этому пункту организациям разрешается сразу относить на расходы для целей налога на прибыль, траты на основные средства в пределах 10 % от их первоначальной стоимости, а оставшиеся 90 % амортизировать (п. 3 ст. 272 НК РФ).

В налоговом учете амортизационная премия будет прочим расходом, связанным с производством и реализацией. Ведь согласно п. 2 ст. 259 НК РФ ежемесячную сумму амортизации нужно рассчитывать без учета амортизационной премии.

Организация должна закрепить свое намерение пользоваться амортизационной премией в учетной политике. При этом амортизационную премию не обязательно применять ко всем без исключения объектам основных средств. Поэтому, изъявив в учетной политике намерение воспользоваться премией в течение года, организация может применять ее выборочно и только по основным средствам.

Налоговые законы, которые ухудшают положение организаций, обратной силы не имеют, и действовать они начинают только 1 числа очередного налогового периода.

10 %-ная амортизационная премия действует и для расходов на модернизацию, достройку, дооборудование, техническое перевооружение и частичную ликвидацию основных средств. Ее нужно включать в затраты того периода, в котором организация увеличила на сумму таких расходов первоначальную стоимость имущества.

Списать 10 % от стоимости основного средства организация сможет в месяце начала начисления амортизации, т. е. следующем за месяцем ввода объекта в эксплуатацию.

Если организация приобрела дорогой легковой автомобиль, она должна амортизировать их с применением специального понижающего коэффициента. Основную норму амортизации, которая рассчитана исходя из срока службы машины, определенного по Классификации, нужно умножать на 0,5. То есть фактически организация будет списывать стоимость покупки вдвое дольше. Ведь в результате применения коэффициента уменьшится сумма ежемесячных амортизационных отчислений. В связи с повышением лимитов у владельцев дорогого транспорта возник вопрос: можно ли прекратить применять коэффициент 0,5, если первоначальная стоимость автомобиля меньше новых значений? В письме от 18.01.2008 г. № 03-03-06/1/11 Минфин России ответил что нет, и аргументировал свою позицию тем, что «выбранный налогоплательщиком метод начисления амортизации не может быть изменен в течение всего периода начисления амортизации».

В налоговом учете организации могут начислять амортизацию одним из двух способов: линейным или нелинейным, именно ее владельцы дорогих машин должны умножать на 0,5. Если же организация перестанет применять понижающий коэффициент, то метод амортизации все равно останется прежним, то есть требование, установленное п. 3 ст. 259 НК РФ, никоим образом не нарушится. Поэтому, организации имеют полное право с января 2008 г. не учитывать коэффициент 0,5 при амортизации легковых автомобилей стоимостью от 300 000 до 600 000 руб. и микроавтобусов стоимостью от 400 000 до 800 000 руб.

Пример

В 2007 г. организация купила микроавтобус, первоначальная стоимость которого составила 750 000 руб. Срок полезного использования микроавтобуса в налоговом и в бухгалтерском учете установлен равным 40 месяцам. А амортизация начисляется линейным методом, и основная норма амортизации составила 2,5 % (1 /40х 100 %).

Поскольку микроавтобус стоит больше 400 000 руб., то в 2007 г. организация должна была амортизировать это основное средство с учетом понижающего коэффициента. Учетной политикой организации предусмотрено применение амортизационной премии в размере 10 % капитальных вложений, и ежемесячная сумма налоговых амортизационных отчислений в 2007 г. составляла:

(750 000 руб. – 750 000 руб. x 10 %) x 2,5 % x 0,5 = 8 437,50 руб.

В бухгалтерском учете в течение 2007 г. организация ежемесячно начисляла амортизацию в сумме:

750 000 руб. x 2,5 % = 18 750 руб.

В 2008 году организация принимает решение не применять понижающий коэффициент. Ведь теперь первоначальная стоимость микроавтобуса уже не превышает установленного ограничения (750 000 руб. < 800 000 руб.). Начиная с января, сумма ежемесячных амортизационных отчислений для целей налогового учета равна:

(750 000 руб. – 750 000 руб. x 10 %) x 2,5 % = 16 875 руб.

В бухгалтерском учете организация по-прежнему будет начислять амортизацию в размере 18 750 руб. в месяц.

Способ уменьшаемого остатка не обеспечивает начисление суммы амортизации, равной первоначальной балансовой стоимости за нормативный срок эксплуатации автомобиля, и является замедленным. Поэтому при списании по окончании нормативного срока службы автомобиля, амортизация на который начислялась этим способом, произойдет уменьшение прибыли на сумму недоначисленной амортизации. Возможность использования при расчете нормы амортизации коэффициента ускорения, введенного с 01.01.2006 г., не устраняет основной недостаток способа уменьшаемого остатка. Анализ показал, что коэффициент ускорения в формуле нормы амортизации не позволяет списать полностью первоначальную балансовую стоимость в амортизационные отчисления даже за удвоенный срок службы.

Исходя из изложенного могут быть признаны два варианта использования способа уменьшаемого остатка для начисления амортизации:

1) недоамортизированная сумма одномоментно включается в состав расходов на дату выбытия транспортного средства;

2) недоамортизированная сумма одномоментно включается в состав расходов на дату окончания начисления амортизации.

На выбор способа начисления амортизации транспортного средства в бухгалтерском учете влияет ряд факторов, которые определяются существенными особенностями транспортного средства. Эти особенности проявляются при эксплуатации и заключаются в том, что с увеличением срока службы и общего пробега:

1) уменьшается среднегодовой пробег;

2) падает годовая выработка в натуральном выражении;

3) увеличивается продолжительность технического обслуживания и ремонта;

4) падает удельный годовой доход от одного транспортного средства.

Величина начисленной годовой амортизации, включаемая в себестоимость, должна соответствовать годовым доходам и учитывать перечисленные особенности.

Выбор использования того или иного способа начисления амортизации определяется исходя из поставленных перед организацией целей и ее финансового состояния.

4.3. Затраты на ремонт и техническое обслуживание

Все автовладельцы с 01.01.2004 г. обязаны застраховать свою гражданскую ответственность. Автомобильная авария несет с собой проблемы, и в случае ДТП страховая компания виновника аварии должна возместить ущерб пострадавшей стороне, и если автомобиль принадлежит организации, то деньги получит организация.

В соответствии со ст. 1079 ГК РФ юридические лица и граждане, деятельность которых связана с повышенной опасностью для окружающих (использование транспортных средств, механизмов), обязаны возместить вред, причиненный источником повышенной опасности, если не докажут, что вред возник вследствие непреодолимой силы или умысла потерпевшего. Согласно ст. 1064 ГК РФ вред, причиненный личности или имуществу гражданина, а также вред, причиненный имуществу юридического лица, подлежит возмещению в полном объеме лицом, причинившим вред.

Под убытками понимаются:

1) расходы, которые лицо, чье право нарушено, произвело или должно будет произвести для восстановления нарушенного права, утрата или повреждение его имущества (реальный ущерб);

2) неполученные доходы, которые это лицо получило бы при обычных условиях гражданского оборота, если бы его право не было нарушено (упущенная выгода). Автотранспортные предприятия часто страхуют своих работников от несчастных случаев, этот вид страхования относится к личному страхованию и является добровольным. Суммарный размер отчислений на страхование работников от несчастных случаев и болезней, медицинское страхование и пенсионное страхование (в негосударственных пенсионных фондах) не может превышать 1 % объема реализации продукции (работ, услуг).

Правила ОСАГО гласят: «Страховым случаем признается причинение в результате дорожно-транспортного происшествия в период действия договора обязательного страхования владельцем транспортного средства вреда жизни, здоровью или имуществу потерпевшего, которое влечет за собой обязанность страховщика произвести страховую выплату». Если у предприятия несколько транспортных средств, то полис придется приобрести на каждое транспортное средство, отдельный договор, требуется и на прицеп.

Пример

Автомобильная организация в январе заключила со страховой компанией договор страхования автотранспорта (страховой взнос 56 000 руб.), а также договор страхования работников от несчастных случаев (страховой взнос 44 000 руб.) на один год.

В январе организация выплатила страховые взносы.

В учете организация сделала следующие проводки: в январе

Дебет субчета 76-1 «Расчеты по имущественному и личному страхованию»,

– 100 000 руб. (56 000 + + 44 000) – оплачены страховой взнос автотранспорта и работников предприятия;

Дебет субсчета 97-1 «Имущественное страхование»,

Кредит субсчета 76-1 «Расчеты по имущественному и личному страхованию», – 56 000 руб. – расходы по автострахованию учтены в расходах будущих периодов;

Дебет субсчета 97-2 «Личное страхование»,

– 44 000 руб. – расходы по страхованию работников учтены в расходах будущих периодов.

В течение срока действия договора, ежемесячно долю имущественного страхования организация списывает расходы.

Дебет счета 20 «Основное производство»,

Кредит субсчета 97-1 «Имущественное страхование» – 4666,67 руб. (56 000 руб. /12 месяцев) – расходы по страхованию автотранспорта, относящиеся к текущему месяцу, включены в себестоимость продукции;

Ежемесячно в течение срока действия договора личного страхования организация списывает расходы.

Дебет счета 20 «Основное производство»,

Кредит субсчета 97-2 «Личное страхование» – 3666,67 руб. (44 000 руб. /12 месяцев) – расходы по страхованию работников, относящиеся к текущему месяцу, включены в себестоимость продукции.

Если автомобиль попал в аварию, то расходы на его ремонт неизбежны, и нужно определиться, как правильно отразить расходы на ремонт или своевременно списать автомобиль с баланса, чтобы не возникло споров с налоговой инспекцией, ведь затраты на ремонт должна компенсировать страховая компания. Если виновник ДТП – водитель организации, то компенсацию на восстановление автомобиля можно получить только по договору КАСКО. Если виноват другой участник ДТП, то страховая компания виновника должна выплатить возмещение по договору ОСАГО.

Страховой организации нужно направить заявление о возмещении убытков в пределах страховой суммы и приложить документы, подтверждающие факт аварии и размер ущерба (п. 1 ст. 13 Федерального закона от 25.04.2002 г. № 40-ФЗ «Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств»). Страховая компания в должна осмотреть поврежденный автомобиль и организовать независимую экспертизу.

Сумма страхового возмещения отражается по кредиту счета 91:

Кредит субсчета 91-1 «Прочие доходы» – начислено страховое возмещение;

Дебет счета 51 «Расчетные счета»,

Кредит счета 76-1 «Расчеты по имущественному и личному страхованию», – получены деньги от страховой компании.

При покупке автомобиля организация страхует свою гражданскую ответственность за причинение вреда, то есть заключает договор ОСАГО, это обязательный вид страхования.

Полис ОСАГО оформляется на год, однако с 01.03.2008 г. вступили в силу поправки, которые исключили положение о том, что договор ОСАГО продолжает действовать, если задержка уплаты страхового взноса на следующий год составляет 30 дней.

В налоговом учете расходы на обязательное страхование включаются в прочие расходы в пределах страховых тарифов (п. 2 ст. 263 НК РФ), признаются они пропорционально количеству календарных дней действия договора в отчетном периоде (п. 6 ст. 272 НК РФ). В бухгалтерском учете стоимость полиса учитывается в составе расходов будущих периодов на счете 97 «Расходы будущих периодов», затем ежемесячно списывается на затраты в течение срока действия полиса. Порядок признания затрат нужно определить в учетной политике (п. 65 приказа Минфина России «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности» от 29.07.998 г. № 34н).

Именно поэтому можно в бухгалтерском учете такие расходы учитывать так же, как и в налоговом, то есть пропорционально количеству дней в отчетном периоде.

Суммы в возмещение ущерба, которые взысканы с виновника аварии в пользу потерпевшего за поврежденный в ДТП автомобиль и причиненный ущерб здоровью физического лица, относятся к доходам, не подлежащим налогообложению, и не включаются в налоговую базу физического лица.

Возмещение, полученное от страховой компании, не облагается НДС (подп. 7 п. 3 ст. 149 НК РФ). Также организации не нужно платить с этой суммы и налог на прибыль. Несмотря на то что организация должна включить сумму возмещения в состав внереализационных доходов (п. 3 ст. 250 НК РФ), потому что потери от чрезвычайных ситуаций и затраты на ликвидацию их последствий относятся к внереализационным расходам (поди. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ), сумма, которую организации перечислит страховщик, вряд ли сможет превысить величину ущерба, и соответственно прибыли у организации в этом случае не возникнет.

Однако если автомобиль, пострадавший в результате аварии, можно восстановить и организация обратится в автомастерскую, то стоимость ремонта облагается НДС (если мастерская не работает по УСН, не переведена на ЕНВД или не освобождена от НДС (ст. 145 НК РФ)). Поэтому, оплатив ремонтные работы, организация получит счет-фактуру с выделенной суммой НДС, и если организация ремонтирует автомобиль с единственной целью – снова использовать его в своей деятельности, и если эта деятельность облагается НДС, то препятствий для вычета не возникает.

Правда, возможен еще один вариант – продажа отремонтированного автомобиля, но и эта операция облагается НДС, это тоже дает право организации поставить НДС, перечисленный автомастерской, к вычету. Поэтому, если у организации есть счет-фактура, выданная мастерской, принять НДС к вычету можно. Но, к сожалению, приняв НДС к вычету, организация может столкнуться с тем, что проверяющие сочтут это нарушением и доначислят организации налог, пени и штраф, в этом случае доказывать свою правоту придется в суде. Арбитражной практики по этому вопросу нет, поэтому трудно предугадать, чью сторону примут судьи.

Пример

Автомобиль организации попал в аварию, и виновником происшествия был признан водитель другой машины. Страховая компания, в которой был застрахован виновный водитель, выплатила организации возмещение ущерба в размере 9000 руб.

Организация отремонтировала автомобиль в автосервисе, стоимость ремонтных работ составила 23 600 руб. (в том числе НДС – 3600 руб.).

Дебет счета 51 «Расчетные счета»,

Кредит субсчета 76-1 «Расчеты по имущественному и личному страхованию» – 9000 руб. – поступило страховое возмещение;

Дебет субсчета 76-1 «Расчеты по имущественному и личному страхованию»,

Кредит субсчета 91-1 «Прочие доходы» – 9000 руб. – учтено в составе прочих доходов полученное страховое возмещение;

Дебет субсчета 91-2 «Прочие расходы»,

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – 20 000 руб. (23 600 – 3600) – отнесена на прочие расходы стоимость ремонта;

Дебет субсчета 68-2 «Расчеты по НДС»,

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – 2227,12 руб. ((23600 руб.– 9000 руб. = 14600) / 118 % x 18 %) – учтена и принята к налоговому вычету сумма НДС со стоимости ремонта автомобиля за вычетом суммы страховки;

Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»,

Кредит счета 51 «Расчетные счета» – 23 600 руб. – оплачен ремонт.

В случае, если невозможно удержать сумму, достаточную для покрытия всех расходов, в бухгалтерском учете сумма списывается как прочие расходы (в Дебет субсчета 91-2 «Прочие расходы»). Разъяснения проверяющих о том, что налоговый вычет по НДС может быть оспорен, поскольку оплата понесенных расходов на восстановление автомобиля впоследствии покрывается поступлениями от лица, виновного в аварии, либо от страховой компании, и соответственно происходит компенсация расходов, при которой невозможен налоговый вычет.

В налоговом учете затраты на ремонт машины включают в состав внереализационных расходов, на них можно уменьшить налогооблагаемую прибыль (подп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Ремонт автомашины организация может произвести своими силами или обратиться к подрядным организациям.

Пример

В результате ДТП пострадал автомобиль организации. Если организация решила отремонтировать автомобиль самостоятельно, то расходы на запчасти, заработную плату рабочих, занятых в ремонте автомобиля, ЕСН и взносы по страхованию от несчастных случаев и профзаболеваний, которые составили 30 000 руб., она должна отразить следующими проводками:

Дебет счета 99 «Прибыли и убытки»,

Кредит счета 10 «Материалы» (69 «Расчеты по социальному страхованию», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда») – 30 000 руб. – отражены расходы по ремонту собственными силами.

Если виновником ДТП признан работник предприятия, то компенсировать ущерб пострадавшей стороне будет обязана сама организация. По застрахованному автомобилю за вас это должна сделать страховая компания, а если страховки нет, то расплачиваться придется самой организации. Учесть такие расходы можно так:

Дебет счета 99 «Прибыли и убытки»,

Кредит субсчета 76-2 «Расчеты по претензиям» – начислена компенсация пострадавшей стороне;

Дебет субсчета 76-2 «Расчеты по претензиям»,

Кредит счета 50 «Касса» (51 «Расчетные счета») – возмещен ущерб пострадавшему.

Расходы, которые оплачены организацией (сумму компенсации, связанную с ДТП), она может взыскать с сотрудника, но если сотрудник отказывается от возмещения убытков, то организации придется обращаться в суд.

С сотрудника, работающего по трудовому договору, можно взыскать лишь сумму прямого ущерба (ст. 238 ТК РФ). В нашем случае это:

1) затраты на ремонт автомобиля организации;

2) затраты на возмещение вреда потерпевшему.

Если сумма ущерба превышает средний месячный заработок работника, решение о возмещении должен принимать судья (ст. 248 ТК РФ), ведь ежемесячно из зарплаты работника можно вычесть не более 20 % от суммы, причитающейся к выплате.

С сотрудника, работающего по гражданско-правовому договору (договору поручения, подряда), организация может взыскать, помимо прямого ущерба, еще и упущенную выгоду.

Начисленную работнику сумму возмещения отражают по субсчету 91-1 «Прочие доходы» и учитывают в составе прочих доходов (п. 7 ПБУ 9/99).

Сумму возмещения в бухгалтерском учете отражают так:

– списаны расходы по ремонту автомобиля;

Дебет субсчета 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»,

– начислена задолженность сотрудника по причиненному ущербу (например, по выплате компенсации пострадавшей стороне);

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (50 «Касса»),

– сумма долга удержана из заработной платы (внесена в кассу организации).

Сумму возмещения ущерба отражают по строке 090 «Прочие доходы» Отчета о прибылях и убытках.

Пример

Водитель автомобиля организации не справился с управлением и повредил другую машину, также по решению суда он был признан виновным в аварии. Средний заработок водителя составляет 8000 руб.

В результате ДТП организация понесла следующие расходы:

1) на ремонт собственного автомобиля – 10 000 руб.

2) на выплату компенсации потерпевшему – 30 000 руб.

Общая сумма расходов, подлежащих возмещению работником, составит 40 000 руб. (10 000 руб. + 30 000 руб.). Водитель возместить ущерб отказался, и организация обратилась в суд, суд обязал работника выплатить требуемую сумму.

В учете организации были сделаны записи:

Дебет субсчета 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»,

Кредит счета 10 «Материалы» (20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства») – 10 000 руб. – списаны расходы по ремонту;

Дебет субсчета 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»,

Кредит субсчета 91-1 «Прочие доходы» – 30 000 руб. – списана компенсация, уплаченная пострадавшей стороне.

Ежемесячно до полного погашения долга организация делала следующую проводку:

Кредит субсчета 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» – 1600 руб. (8000 руб. X 20 %) – сумма долга удержана из зарплаты работника;

Таким образом, до конца года работник выплатит организации 19 200 руб. (1600 руб. X 12 месяцев).

Оставшаяся сумма долга равна 20 800 руб. (40 000 руб. -19 200 руб.) и указывается в строке 240 актива баланса. Также по строке 090 формы № 2 нужно отразить сумму начисленного возмещения – 30 000 руб.

Организациям приходится сталкиваться с фактами нецелесообразности и экономичной необоснованности произведенных расходов на ремонт и обслуживание автотранспорта.

Например, капитальный ремонт двигателя автомобиля КамАЗ по техническим характеристикам рекомендовано производить после пробега свыше 50 000 км. Фактически же при этом пробеге ремонт может осуществляться до 3 раз. Замена тормозных колодок или масла двигателя в рамках техобслуживания может также производиться гораздо чаще, чем рекомендовано. Причинами столь частых ремонтов могут быть небрежное отношение к автотранспорту, злоупотребление должностным положением работников организации, непрофессионализм авторемонтной организации.

Можно отражать в инвентарной карточке только средние и капитальные ремонты, но также возможен и вариант отражения всех видов ремонтов и существенных действий по техобслуживанию (замена масла, ковриков в салоне и др.) в отдельном приложении к инвентарной карточке. Последний вариант даст наиболее полную картину технического состояния автомобиля и затрат по его эксплуатации и обслуживанию.

Ремонтные работы и техобслуживание автотранспортных средств могут производиться силами самой организации (хозяйственным способом) и подрядным способом.

Передача автомобиля в ремонт структурному подразделению или подрядчику должна быть оформлена соответствующим актом. Если работы будут выполняться структурным подразделением только частично, то это тоже должно быть оформлено соответствующим документом (актом, приложением к дефектной ведомости). Инвентарные карточки унифицированной формы № ОС-6 по передаваемым в ремонт автомобилям в целях обеспечения надлежащего контроля рекомендовано собирать в отдельную группу «Основные средства в ремонте». Если ремонт проводит специализированная организация, то с ней заключается договор на проведение ремонтных работ. При использовании материалов заказчика для проведения ремонта оформляется накладная на отпуск материалов на сторону по форме № М-15, что обязательно отражается в акте приемки выполненных работ.

При хозяйственном способе ремонт автотранспорта может осуществляться специализированным подразделением либо отдельными работниками организации. На основании дефектной ведомости составляется смета, форма которой должна быть разработана и утверждена организацией самостоятельно. Смету могут составить соответствующая техническая служба организации или сторонняя специализированная организация. На основании сметы выписывают наряды на проведение работ, а также документы на получение со склада необходимых для ремонта запасных частей и материалов (форма № М-8).

После выполнения ремонта (как подрядным, так и хозяйственным способом) прием и сдача отремонтированных автомобилей оформляются Актом приема-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств по форме № ОС-3. При поступлении автомобиля из ремонта инвентарная карточка из группы под названием «Основные средства в ремонте» перемещается.

Бухгалтерский учет затрат на ремонт зависит:

1) от метода отражения затрат на проведение ремонтов в бухгалтерском учете (создание резерва предстоящих расходов на ремонт основных средств или включение расходов на ремонт непосредственно в себестоимость по мере их возникновения);

2) от способа осуществления ремонта (подрядный или хозяйственный).

После поступления автомашины из ремонта в инвентарной карточке основного средства по форме № ОС-6 обязательно должны отражаться данные о проведенном ремонте автомобиля.

Согласно п. 1 ст. 324 НК РФ в аналитическом учете для целей налогообложения прибыли организация формирует сумму расходов на ремонт основных средств с учетом группировки всех осуществленных затрат:

1) стоимость используемых для ремонта запчастей и расходных материалов;

2) суммы оплаты труда работников, занимающихся ремонтом;

3) прочие расходы, связанные с проведением указанного ремонта собственными силами;

4) затраты на оплату работ, выполненных подрядчиками.

Организации, принявшие решение о создании резервов на ремонт на начало налогового периода, формируют смету на ремонт основных средств (за исключением основных средств, по которым будут осуществляться особо сложные и дорогие виды капитального ремонта), исходя из периодичности осуществления ремонта, приходящегося на текущий налоговый период. Указанная сумма сравнивается с показателем, определяемым как сумма фактически осуществленных расходов за предыдущие 3 года, деленная на 3. Меньшая из сумм будет являться основной для определения отчислений в указанный резерв.

Отчисления в резерв предстоящих расходов на ремонт основных средств в течение налогового периода списываются на расходы равными долями на последний день соответствующего отчетного (налогового) периода. Организация, которая создает резерв, сумму фактически осуществленных затрат на ремонт списывает за счет средств резерва, величина расходов на ремонт транспортных средств определяется путем суммирования всех затрат организации на эти цели. Такие расходы не нужно подразделять на прямые и косвенные.

4.4. Нормы и списание ГСМ, шин. Оформление путевого листа

Расходы на приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ) относятся к расходам по обычным видам деятельности по элементу «Материальные затраты» (п. 7, 8 ПБУ 10/99). К ГСМ относятся:

1) топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ);

2) смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки);

3) специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

Если организация ведет количественно-суммовой учет ГСМ и специальных жидкостей, то заправка автотранспорта производится на автозаправочных станциях за наличный расчет или в безналичном порядке по талонам. Поступление ГСМ записывается в карточку учета материалов по форме № М-17, также на предприятии может быть разработана своя форма карточки учета поступления и списания ГСМ.

Если предприятие получает талоны на отпуск ГСМ, то в талонах указываются марка и количество топлива. Форма талонов разрабатывается самостоятельно, потому что законодательством она не установлена, а полученные талоны приходуются на забалансовый счет 006 «Бланки строгой отчетности» в штуках по условной цене. Приказом руководителя предприятия назначается материально ответственное лицо, которое регистрирует движение талонов (приход и расход) в «Книге учета талонов на нефтепродукты». Книга должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена печатью предприятия и подписями руководителя и главного бухгалтера, каждый лист книги заполняется под копирку. Второй лист является отрывным и служит отчетом материально ответственного лица, который сдается в бухгалтерию предприятия с приложенными к нему приходными и расходными документами.

Талоны выдаются водителям по «Ведомости выдачи талонов на нефтепродукты», и водители, заправляя автомобиль, расплачиваются талонами за полученное топливо, а бензин, полученный по талонам, водители указывают в путевых листах.

Ежемесячно проводится сверка результатов по выдаче, расходу и остатку нефтепродуктов в баках транспортных средств и определяется количество талонов, не израсходованных водителями в отчетном периоде.

Бухгалтерские и налоговые нормативные документы не устанавливают предельных норм для отнесения на себестоимость расходов, связанных с использованием ГСМ. Поэтому единственным условием списания ГСМ на себестоимость является наличие документов, подтверждающих факт их использования в процессе производства. Для целей налогообложения применяется списание расходов на топливо и смазочные материалы по фактическим затратам, однако они должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Требование экономической обоснованности обязывает организацию разрабатывать и утверждать собственные нормы расхода топлива, смазочных материалов и специальных жидкостей для своего транспорта, который используется для производственной деятельности с учетом его технологических особенностей. При их разработке организация может исходить из технических характеристик конкретного автомобиля, времени года, актов контрольных замеров расхода топлива и смазочных материалов на километры пробега, составленных представителями организаций или специалистами автосервиса по ее поручению. Также могут учитываться простои в пробках, сезонные колебания потребления топлива и другие корректирующие коэффициенты. Нормы разрабатываются в основном техническими службами самой организации. Расчет норм расхода ГСМ является элементом учетной политики организации, они утверждаются приказом руководителя организации.

Отсутствие в организации утвержденных норм приводит к злоупотреблениям со стороны водителей и к неоправданным дополнительным расходам. Эти нормы используются как экономически обоснованные для целей бухгалтерского учета для списания ГСМ и для целей налогообложения при исчислении налога на прибыль.

При разработке расхода топлива, смазочных материалов и специальных жидкостей организация может использовать Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте (Распоряжение Минтранса РФ от 14.03.2008 г. № АВ-23-р «О ведении в действие методических рекомендаций. Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте».). Нормы расхода топлива устанавливаются для каждой марки и модификации эксплуатируемых автомобилей и соответствуют определенным условиям работы автомобильного транспорта. Расход топлива на гаражные и прочие хозяйственные нужды (технические осмотры, регулировочные работы, приработку деталей двигателей и автомобилей после ремонта и др.) в состав норм не включается и устанавливается отдельно.

Например, нормы расхода масел устанавливаются в литрах на 100 л расхода топлива, нормы расхода смазок – в килограммах на 100 л расхода топлива. Также есть поправочные коэффициенты в зависимости от условий эксплуатации машины. Расход тормозных и охлаждающих жидкостей определяется в количествах заправок на один автомобильный транспорт. Базовые нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте носят только рекомендательный характер.

Однако, если расходы организации на приобретение ГСМ значительно превышают установленные Минтрансом России нормы, их экономическая обоснованность может вызвать у налоговых органов сомнения.

Подтверждением того, что топливо было потрачено в производственных целях, является путевой лист, который и является основанием для списания ГСМ на себестоимость. В путевом листе проставляются показания спидометра и показатели расхода ГСМ, указывается точный маршрут следования, подтверждающий производственный характер транспортных расходов.

Если первичные документы составлены по унифицированной форме, их можно принять к учету. Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 г. № 78 утверждены следующие формы первичной документации для учета работы автотранспорта:

1) журнал учета путевых листов (форма № 8);

2) путевой лист легкового автомобиля (форма № 3);

3) путевой лист специального автомобиля (форма № 3 (спец.));

4) путевой лист легкового такси (форма № 4);

5) путевой лист грузового автомобиля (форма № 4-с, форма № 4-п);

6) путевой лист автобуса (форма № 6);

7) путевой лист автобуса не общего пользования (форма № 6 (спец.));

8) товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т).

Путевой лист служебного легкового автомобиля (форма № 3) служит основным первичным документом для списания ГСМ на расходы, связанные с управлением организацией. В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

Если путевой лист заполняется с нарушениями, это дает проверяющим органам основание исключить затраты на топливо из состава расходов. Для учета ГСМ используется правая лицевая часть путевого листа. Показания спидометра на начало работы должны совпадать с показаниями спидометра на конец предыдущего дня работы автомобиля (при возвращении в гараж). А разница между показаниями спидометра за текущий день работы должна соответствовать общему количеству пройденных за день километров, указанному на оборотной стороне. Раздел «Движение горючего» заполняется в полном объеме по всем реквизитам исходя из фактических затрат и показателей приборов.

Остаток горючего в баке фиксируется в листе на начало и конец смены. Расчет расхода указывается по нормам, утвержденным в организации по данной машине, и по сравнению с этой нормой указывается фактический расход, экономия или перерасход по отношению к норме.

Для автомобилей общего назначения установлены следующие виды норм:

1) базовая норма на 100 км пробега – эта норма в зависимости от категории автомобильного подвижного состава (легковые, автобусы, грузовые и т. д.) предполагает различное снаряженное состояние автомобиля и режим движения в эксплуатации;

2) норма на 100 тонно-километров (ткм) транспортной работы (учитывает дополнительный расход топлива при движении автомобиля с грузом) – эта норма зависит от разновидности двигателя, установленного на автомобиле (бензиновый, дизельный или газовый), и полной массы автомобиля;

3) норма на поездку с грузом (учитывает увеличение расхода топлива, связанное с маневрированием в пунктах погрузки и выгрузки) – эта норма зависит только от полной массы автомобиля.

Базовые нормы расхода топлива на 100 км пробега автомобиля установлены в следующих измерениях: 1) для бензиновых и дизельных автомобилей – в литрах; 2)для автомобилей, работающих на сжиженном нефтяном газе, – в литрах сжиженного газа;

3) для автомобилей, работающих на сжатом природном газе, – в нормальных метрах кубических;

4) для газодизельных автомобилей – в нормальных метрах кубических сжатого природного газа плюс в литрах дизельного топлива.

Чтобы определить нормативный расход горючего за смену, надо умножить пробег автомобиля за рабочий день в километрах на норму расхода бензина в литрах на 100 км пробега и полученный результат разделить на 100. Чтобы определить фактический расход горючего за смену, к его остатку в баке автомобиля на начало смены нужно прибавить количество горючего, заправленного в бак автомобиля в течение смены, и из этой суммы вычесть остаток бензина в баке автомобиля на конец смены.

На оборотной стороне листа указываются пункт назначения, время выезда и возвращения автомобиля, а также количество пройденных километров. Эти показатели являются основанием для включения стоимости израсходованного топлива в расходы и подтверждают, с какими операциями связано было использование машины (получение ценностей у поставщиков, доставка их до покупателей и др.).

Нужно учитывать, если штатным расписанием не предусмотрена должность водителя, то и обязанность организации оформлять путевой лист отсутствует. Однако служебную машину могут водить директор, менеджер, и расходы по ней также будут учитываться только на основании путевого листа, и при отсутствии этого документа в пути у работника, фактически выполняющего функции водителя, может возникать проблема с сотрудниками ГИБДД.

Для легковых автомобилей нормируемое значение расхода топлива рассчитывается по формуле:

Q h = 0,01 х H s x S x (1 + 0,01 х D),

где Q – нормативный расход топлива; H s – базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля, л/100 км;

S – пробег автомобиля, км;

D – поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %. Для автомобилей-самосвалов (самосвальных автопоездов) нормируемое значение расхода топлива рассчитывается по формуле:

Qh = 0,01 X Hsanc x S x (1 + 0,01 X D) + Hz X Z,

где Qh – нормативный расход топлива, л.; S – пробег автомобиля-самосвала или автопоезда, км; Hsanc – норма расхода топлива автомобиля-самосвала (самосвального автопоезда):

Hsanc = Hs + Hw x (Gnp + 0,5 x q), л/100 км,

где Hs – базовая норма расхода топлива автомобиля-самосвала в снаряженном состоянии без груза или транспортная норма с учетом транспортной работы с коэффициентом загрузки 0,5 л/100 км;

Hw – норма расхода топлива на транспортную работу автомобиля-самосвала (если при расчете Hs не учтен коэффициент 0,5) и на дополнительную массу самосвального прицепа или полуприцепа, л/100 т. км; Gnp – собственная масса самосвального прицепа, полуприцепа, т;

q – грузоподъемность прицепа, полуприцепа (0,5 x q – с коэффициентом загрузки 0,5), т;

Hz – дополнительная норма расхода топлива на каждую ездку с грузом автомобиля-самосвала, автопоезда, л;

Z – количество ездок с грузом за смену;

D – поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %.

При работе автомобилей-самосвалов с самосвальными прицепами, полуприцепами (если для автомобиля рассчитывается базовая норма как для седельного тягача) норма расхода топлива увеличивается на каждую тонну собственной массы прицепа, полуприцепа и половину его номинальной грузоподъемности (коэффициент загрузки 0,5): бензина – до 2 л; дизельного топлива – до 1,3 л; сжиженного газа – до 2,64 л; природного газа – до 2 куб. м.

Для автомобилей-самосвалов и автопоездов дополнительно устанавливается норма расхода топлива (Hz) на каждую ездку с грузом при маневрировании в местах погрузки и разгрузки:

1) до 0,25 л жидкого топлива (до 0,66 л сжиженного нефтяного газа, до 0,25 куб. м природного газа) на единицу самосвального подвижного состава;

2) до 0,2 куб. м природного газа и 0,1 л дизельного топлива ориентировочно при газодизельном питании двигателя.

Итак, транспортные средства, требуют постоянной бензиновой заправки, а для того чтобы обосновать такие расходы, нужно правильно оформить документы (путевой лист). При проверке налога на прибыль налоговики обращают внимание на то, как организация оформляет путевые листы.

Пример

На начало месяца в организации остаток бензина марки АИ-92 составляет 1 500 л., средняя себестоимость – 20,79 руб. / 1 л. В течение месяца поступил бензин этой же марки:

1-я партия: 1 000 л. по цене 20,81 руб. / 1 л.;

2-я партия: 500 л. по цене 20,92 руб. / 1 л.;

3-я партия: 1 200 литров по цене 20,98 руб. /1л.

В течение месяца израсходовано 3 500 л бензина.

Средняя себестоимость отпущенного бензина составляет:

(1 500л Г 20,79 руб. /1л+ 1000л. X 20,81 руб. /1л+500л. х X 20,92 руб. /1 л. + 1 200 л. X 20,98 руб. /1 л.) / (1500 л. + 1000 л. + + 500 л. + 1200 л.) = 20,86 руб. / 1 л.

Стоимость списанных в производство ГСМ составляет:

3 500л. х 20,86 руб. / 1л. = 73 010 руб.

Остаток ГСМ на конец месяца: (1 500 л. + 1 000 л. + 500 л. + + 1 200 л.) – 3 500 л. = 700 л. Стоимость остатка ГСМ на конец месяца: 700 л. х 20,86 руб. /л. = 14 602 руб.

Пример

Транспортная организация в соответствии с договором транспортной экспедиции перевозит материалы со склада.

Водителю организации, из кассы под отчет были выданы 2500 руб. для заправки автомашины бензином и путевой лист. В конце дня водитель представил в бухгалтерию авансовый отчет о покупке 60 л. бензина. Стоимость одного литра – 25 руб.

К отчету были приложены чеки ККТ на сумму 1500 руб., в т. ч. НДС – 228,81 руб.

В путевом листе водитель указал пункты назначения, время выезда и возвращения, пробег автомобиля и фактический расход бензина, равный 26 л.

Все поездки осуществлялись для перевозки материалов по заключенному договору.

Транспортная организация сделала такие проводки:

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»,

Кредит счета 50 «Касса» – 2500 руб. – выданы под отчет водителю деньги на бензин;

Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»,

Кредит счета 71»Расчеты с подотчетными лицами» – 1500 руб. – произведена оплата за бензин;

Дебет субсчета 10-3 «Топливо»,

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – 1271,19 руб. (1500 руб. – 228,81 руб.) – учтена стоимость приобретенного бензина;

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – 228,81 руб. – принят к учету НДС, уплаченный при покупке бензина;

Дебет счета 20 «Основное производство»,

Кредит счета 10-3 «Топливо» – 550,85 руб. (1271,19 руб. / / 60 л х 26 л) – списано 26 л. бензина в расходы на основании путевого листа;

Дебет субсчета 68-2 «Расчеты по НДС»,

– 99,15 руб. – принят к вычету НДС по бензину;

Дебет счета 50 «Касса»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – 1000 руб. (2500 руб. – 1500 руб.) – водитель вернул не потраченную на бензин сумму в кассу организации.

На всю стоимость фактически израсходованного бензина (550,85 руб.) можно уменьшить доходы организации при расчете налога на прибыль.

Учет ГСМ в конфигурации «1С: Бухгалтерия 7.7» ведется на счете 10-3 «Топливо». Приобретение ГСМ отражается документами «Поступление материалов» или «Авансовый отчет».

Расход ГСМ отражают документом «Перемещение материалов», выбрав вид перемещения: «Передача в производство». В документе нужно указать счет затрат, соответствующий направлению использования автомобиля (20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 44 «Расходы на продажу»), и статью затрат.

В справочнике статей затрат рекомендуется задать две статьи для отражения расходов по ГСМ, для одной из которых установить «Вид расходов» для целей налогового учета «Другие расходы, принимаемые для целей налогообложения», а для второй (расходы сверх нормы) – «Не принимаемые для целей налогообложения».

Если норматив превышен, то следует ввести два документа «Перемещение материалов»: первый – на сумму норматива, второй – на сумму превышения норматива.

В случае применения организацией ПБУ 18/02 при проведении документа «Закрытие месяца» будет учтена постоянная разница и сформирована проводка по отражению постоянного налогового обязательства.

Автомобильные шины относятся к наиболее изнашиваемым комплектующим транспортных средств. Необходимость их замены возникает не только при их износе или повреждении, но и при смене зимнего и летнего сезонов. В каждом случае порядок бухгалтерского учета и налогообложения имеет свои особенности.

Автомобильные шины, приобретаемые организацией, по своим характеристикам и предназначению являются оборотными активами, которые в бухгалтерском учете отражаются как МПЗ. Исключение составляют шины (запасные шины), которые поступили в организацию вместе с приобретенными автомобилями. В этом случае их стоимость учитывается в первоначальной стоимости транспортных средств. Объясняется это тем, что транспортные средства, приобретенные для эксплуатации, являются основными средствами, которые принимаются к учету как отдельные инвентарные объекты со всеми устройствами, принадлежностями и комплектующими, необходимыми для их эксплуатации (п. 6 ПБУ 6/01), в том числе и с шинами.

Согласно абз. 2 п. 6 ПБУ 6/01 при наличии у объекта нескольких частей с различным сроком полезного использования каждая из них учитывается как самостоятельный инвентарный объект. Этот порядок выгоден организации, так как он позволяет разделять дорогостоящее имущество на несколько объектов и сразу списывать в учете те из них, стоимость которых не превышает 20 000 руб. (или иного установленного в учетной политике лимита), экономя на налоге на имущество.

Однако учитывать автомобиль как основное средство без колес нельзя, так как он не способен приносить доход (одно из условий принятия актива к учету как объекта ОС). Кроме того, с 2006 г. согласно внесенным для «разделения» инвентарного объекта недостаточно, чтобы сроки эксплуатации узлов и агрегатов были разными, они должны «существенно отличаться» (приказ Минфина России от 12.12.2005 г. № 147н «О внесении изменений в Положение по бухгалтерскому учету „Учет основных средств“ ПБУ 6/01»). Поэтому организации в учетной политике можно установить свой уровень существенности.

К техобслуживанию относится замена автошин только в соответствии с нормами эксплуатационного пробега, поэтому расходы, связанные с заменой шин, срок использования которых истек в соответствии с нормами эксплуатационного пробега, при условии эксплуатации автомобиля в хозяйственной деятельности. Во многих регионах России необходимость замены шин на автомобилях связана со сменой времени года. Смена зимней резины на летнюю, и наоборот происходит обычно два раза в год. Дату замены определяет график, составленный в произвольной форме и утвержденный руководителем организации.

Информация, содержащаяся в карточке учета работы шины, позволяет дать оценку ее техническому состоянию. Данные о фактическом пробеге шины по показаниям спидометра вносятся в учетную карточку ежемесячно (п. 86 Методических указаний по учету МПЗ).

Информация о шинах согласно Плану счетов обобщается на счете 10 «Материалы», субсчет 10-5 «Запасные части». На нем согласно Инструкции по применению Плана счетов можно учитывать шины не только приобретенные, но и находящиеся в запасе и в обороте.

Списание стоимости шин на расходы по обычным видам деятельности производится сразу после установки на автомобиль с использованием субсчета 10-5 «Запасные части».

Однако для учета движения шин можно открыть два субсчета второго порядка:

10-5-1 «Автомобильные шины в запасе»;

10-5-2 «Автомобильные шины в обороте».

Списание стоимости шин после их износа, т. е. включение в состав расходов стоимости автошин, производят только после того, как они «пройдут» установленную норму пробега, или придут в негодность и будут сняты с автомобиля. В этом случае, необходимо применить два субсчета учета шин – 10-5-1 и 10-5-2 (шины в запасе и в обороте).

Каждый вариант имеет свои преимущества и недостатки. Организация может выбрать любой из них. Первый вариант учета шин может показаться проще: списав стоимость шин в расходы, в дальнейшем не нужно отражать в учете их перемещение на предприятии. Но в процессе эксплуатации шина может выйти из строя до достижения установленного пробега.

До того момента, когда шины выйдут из строя, в карточке отражаются сведения об их пробеге и техническом состоянии. С помощью этого документа можно будет обосновать списание старых и приобретение новых шин. В зависимости от способа приобретения автомобильные шины относятся к различным статьям бухгалтерского баланса. Если они попали в организацию вместе с новым автомобилем, то их стоимость входит в стоимость автомобиля и учитывается в составе основных средств (счет 01 «Основные средства»), в этом случае при замене шин с зимних шин на летние их стоимость списывается на расходы через амортизацию.

Но комплект шин для их сезонной замены может быть приобретен и отдельно от автомобиля. В этом случае учесть стоимость шин можно двумя способами:

1) отнести затраты к материальным расходам (подп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ);

2) отразить стоимость шин по статье «Расходы на содержание служебного транспорта» (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В случае применения второго варианта, стоимость шин, и расходы на их замену списываются единовременно на дату установки. Переданные на склад шины иногда рассматриваются как возвратные отходы, и в этом случае на стоимость автомобильных шин уменьшается сумма материальных расходов (п. 6 ст. 254 НК РФ).

По окончании зимнего сезона, если шины находятся в исправном состоянии, они возвращаются на склад и могут использоваться в следующем сезоне. В бухгалтерском учете оприходование зимних шин на склад отражается по дебету субсчета 10-5 «Запасные части», в корреспонденции с кредитом счета 20 «Основное производство». Стоимость их рассчитывается с учетом износа, определяемого исходя из данных по пробегу.

Пример

Организация установила на автомобиль комплект зимней резины, его стоимость (балансовая) составляет 30 000 руб., в учетной политике организации записано, что зимние шины списывают после пробега 45 000 км.

Весной шины заменили, и их пробег за время зимнего сезона составил 15 000 км. Цена возможного использования шин рассчитывается с учетом износа, который определяется пробегом, так износ составляет 10 000 руб. ((15 000 км / 45 000 км) х 30 000 руб.). Цена возможного использования шин составит 20 000 руб. (30 000 руб. – 10 000 руб.).

В бухгалтерском учете были сделаны записи:

При установке зимних шин:

Дебет счета 20 «Основное производство»,

– 21 000 руб. – списана стоимость комплекта зимних шин (при установке зимних шин);

Кредит счета 20»Основное производство» – 14 000 руб. – оприходован комплект зимних шин на склад (с учетом износа при замене зимнего комплекта на летний).

Если организация установила на автомобиль всесезонные шины, то их демонтаж не производится до момента их износа или повреждения. Учет автомобильных шин (в отличие от прочих запасных частей автомобиля) имеет ряд особенностей. Стоимость шин приобретенного автомобиля также включается в общую стоимость автомобиля как основные средства. Учет автошин, находящихся на складе, ведется по признакам: вид (покрышки, камеры, ободные ленты); сорт; размер; техническое состояние (новые, бывшие в употреблении, требующие ремонта, утильные).

С целью упорядочивания учета ведется карточка учета автопокрышек (шин), где фиксируется:

1) номер автопокрышки(гаражный);

2) размер автопокрышки;

3) завод-производитель;

4) марка и государственный номер автомобиля;

5) дата (монтажа, демонтажа);

6) пробег автопокрышки;

7) причина выхода из эксплуатации;

8) норма пробега от момента приобретения до полного износа.

По каждой карточке ведется история автошины от момента ввода в эксплуатацию до списания в утиль. Автошины, снятые с автомобиля для ремонта или в утиль, приходуются на склад по накладной с соответствующим учетом на карточке. Оприходование автомобильных шин на склад организации производится материально ответственным лицом на основании товарно-транспортной накладной формы ТТН-1 или товарной накладной формы ТН-2.

Отпуск со склада осуществляется по требованию механика (главного механика) и с учетом контрольной функции (по карточке учета автопокрышки), что она выдается взамен снятой и оприходованной на складе.

При направлении шины на восстановление (в утиль) карточка учета ее работы подписывается комиссией (главным инженером или руководителем организации), и является актом списания шины. При выходе шин (новых, восстановленных и отремонтированных) из строя ранее установленного государственными стандартами гарантийного пробега комиссия автотранспортной организации по снятию шин с эксплуатации устанавливает причины (производственные или эксплуатационные) преждевременного выхода шин из строя. При преждевременном выходе шин из строя по производственным причинам комиссия составляет акт рекламации.

1) на новые и восстановленные шины по производственным дефектам могут быть предъявлены в течение гарантийного срока службы и эксплуатации шин;

2) по качеству ремонта местных повреждений шин, могут быть предъявлены в течение года после ремонта.

При выходе шин из строя по производственным причинам предприятие-изготовитель производит бесплатную замену шин (доплату). При выходе шин из строя ранее гарантийного пробега, шиноремонтная организация из-за некачественного ремонта должна безвозмездно произвести повторный ремонт (восстановление), если же это сделать невозможно, шиноремонтная организация доплачивает заявителю стоимость недопробега шины.

На автошины, поступающие в автотранспортную организацию вместе с капитально отремонтированными (восстановленными) автомобилями, а также с автомобилями, бывшими в эксплуатации либо полученными безвозмездно, карточки учета работы автошины открываются на основании актов приемки-передачи основных средств. В которых перечисляются все автошины с указанием процента годности (износа) каждой.

В налоговом учете затраты на содержание служебного транспорта включаются в прочие расходы, связанные с производством (реализацией) (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Прочие расходы относятся к косвенным расходам на производство и реализацию, которые в полном объеме включаются в расходы текущего (налогового) периода (п. 1 и 2 ст. 318 НК РФ). Таким образом, в налоговом учете стоимость шин учитывается в расходах, уменьшающих полученные доходы, в момент ввода их в эксплуатацию. В бухгалтерском учете такое происходит не всегда, например, установка сезонных шин. Наличие разницы в величинах расходов, учитываемых в бухгалтерском и налоговом учетах, обязывает организацию применять ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организации». Возникающая разница в расходах в бухгалтерском учете признается налогооблагаемой временной, так как она приводит к образованию отложенного налога на прибыль, который должен увеличить сумму налога на прибыль, подлежащего уплате в бюджет в следующем за отчетным периодом.

Пример

Организация приобрела два комплекта зимней резины по цене 30 000 руб. (без НДС). В этом же месяце организация заменила летнюю резину (стоимостью 10 000 руб.) на зимнюю. По окончании каждого сезона организация производила замену сезонной резины и полностью изношенные зимние шины были заменены на другой комплект, который хранился на складе. Предприятие находится на общей системе налогообложения. В бухгалтерском учете сделаны следующие проводки:

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – 30 000 руб. – оприходованы два комплекта зимней резины;

Кредит счета 10-5-2 «Автомобильные шины в обороте» – 10 000 руб. – сняты с автомобиля летние шины;

– 15 000 руб. – установлена на автомобиль зимняя резина;

Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»,

Кредит счета 51 «Расчетные счета» – 30 000 руб. – погашена задолженность перед поставщиком.

Дебет субсчета 68-1 «Расчеты по налогу на прибыль»,

Кредит счета 77 «Отложенные налоговые обязательства» – 3 600 руб. – начислены отложенные налоговые обязательства (ОНО) по расходам на приобретение зимних шин, учтенным при налогообложении прибыли (15 000 руб. x 24 %);

Дебет счета 20 «Основное производство»,

– 15 000 руб. – учтена в составе расходов стоимость зимней резины с учетом пробега.

В примере была рассмотрена ситуация, когда зимние шины списаны после того, как «пройден» установленный пробег. Если же резина изношена преждевременно, то:

1) ее стоимость в пределах норм относится на себестоимость услуг (Дебет счета 20 «Основное производство» и Кредит субсчета 10-5-1 «Автомобильные шины в запасе»);

2) ее стоимость сверх норм включается в состав прочих расходов (Дебет субсчета 91-2 «Прочие расходы» и Кредит счета 10-5-1 «Автомобильные шины в запасе»).

Дебет счета 77 «Отложенные налоговые обязательства»,

– 3 600 руб. – погашено ОНО по списанной зимней резине;

Дебет субсчета 10-5-2 «Автомобильные шины в обороте»,

Кредит субсчета 10-5-1 «Автомобильные шины в запасе» – 15 000 руб. – установлен на автомобиль запасной комплект зимних шин.

Однако этот вариант учета сезонной резины, не представляет точной информации о текущей стоимости шин, которая может снижаться в процессе их эксплуатации и износа. Возможным в этой ситуации представляется частичное списание стоимости шин по окончании определенного сезона эксплуатации. Расчетным показателем для списания части стоимости шины организация может использовать пробег шины, который отмечается в карточке учета работы.

Пример (продолжение)

Вконце сезона зимняя резина, пробег которой составил 18 000 км, была заменена на летнюю, а затем организация снова сменила резину, при этом пробег летней резины за сезонсоставил 25 000 км. Норма эксплуатационного пробега для зимней резины составляет 70 000 км, для летней – 90 000 км.

По данным рассчитаем часть стоимости шин, которую по окончании сезона эксплуатации организация должна включить в себестоимость оказанных услуг:

1) износ зимней резины составит 3 857 руб. (15 000 руб. x 18 000 км/70 000 км);

2) износ летней резины составит – 2 778 руб. (10 000 руб. x 25 000 км/90 000 км).

В бухгалтерском учете организация сделала следующие проводки:

Дебет счета 20 «Основное производство»,

Кредит субсчета 10-5-2 «Автомобильные шины в обороте» – 3 857 руб. – учтена в составе расходов стоимость зимней резины с учетом пробега;

Дебет счета 77 «Отложенные налоговые обязательства»,

Кредит субсчета 68-1 «Расчеты по налогу на прибыль» – 926 руб. – погашено ОНО по стоимости частично списанной зимней резины (3 857 руб. X 24 %), начисленное ранее ОНО на стоимость учтенной при налогообложении зимней резины составляет 3 600 руб. (15 000 руб. X 24 %), а на стоимость летней – 2 400 руб. (10 000 руб. X 24 %);

Дебет субсчета 10-5-1 «Автомобильные шины в запасе»,

Кредит субсчета 10-5-2 «Автомобильные шины в обороте» – 11 143 руб. – переданы зимние шины на склад (15 000 – 3 857) руб.;

Дебет субсчета 10-5-2 «Автомобильные шины в обороте»,

Кредит субсчета 10-5-1 «Автомобильные шины в запасе» – 10 000 руб. – установлена на автомобиль летняя резина.

Дебет счета 20 «Основное производство»,

Кредит субсчета 10-5-2 «Автомобильные шины в обороте» – 2 778 руб. – учтена в составе расходов стоимость летней резины с учетом пробега;

Дебет счета 77 «Отложенные налоговые обязательства»,

Кредит субсчета 68-1 «Расчеты по налогу на прибыль» – 667 руб. – погашено ОНО по стоимости частично списанной летней резины (2 778 руб. х 24 %);

Дебет субсчета 10-5-1 «Автомобильные шины в запасе»,

Кредит субсчета 10-5-2 «Автомобильные шины в обороте» – 7 222 руб. – переданы летние шины на склад (10 000 -2 778) руб.;

Дебет субсчета 10-5-2 «Автомобильные шины в обороте»,

Кредит субсчета 10-5-1 «Автомобильные шины в запасе» – 11 143 руб. – установлена на автомобиль зимняя резина.

Такой метод учета выгоден тем, что дает стоимостную оценку состояния и износа сезонной резины по данным бухгалтерского учета, причем выбор такого метода нужно зафиксировать в учетной политике, которая должна в свою очередь обеспечивать отражение фактов хозяйственной деятельности из их экономического содержания, а также обеспечивать рациональное ведение бухгалтерского учета.

4.5. Годовая инвентаризация

Организации, зарегистрированные в качестве юридических лиц, должны представлять бухгалтерскую и налоговую отчетность. Начинать годовой отчет нужно с ежегодной инвентаризации, которая призвана обеспечить достоверность отчетных данных.

Инвентаризации подвергаются:

1) материальные ценности, которые находятся в собственности организации (учитываемые на балансе), но за сохранность которых, работники организации не отвечают (например, материальные ценности: находящиеся в пути, отгруженные, переданные на хранение другим организациям, сданные в аренду);

2) все виды расчетов (с дебиторами, кредиторами);

3) нематериальные объекты (например, нематериальные активы, резервы предстоящих расходов и платежей). В каждой организации должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия или рабочие инвентаризационные комиссии. В состав комиссий в обязательном порядке включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники). Кроме того, можно включить в комиссию представителей службы внутреннего аудита организации и независимых аудиторских организаций. При формировании комиссии и последующем проведении инвентаризации следует учесть, что отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Перед проведением годовой инвентаризации должен быть издан и зарегистрирован в Журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23) приказ о проведении инвентаризации (унифицированная форма № ИНВ-22), в котором указываются члены комиссии, сроки проведения инвентаризации и полный перечень имущества и обязательств, подлежащих проверке.

Перед началом проверки конкретных видов имущества инвентаризационная комиссия должна получить от материально ответственных лиц последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию (переданы комиссии) и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Расписка может быть такого содержания: «К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию и все товарно-материальные ценности, поступившие на мою (нашу) ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход».

Расписками подтверждается полнота передачи первичных документов материально ответственных лиц, а также расписками держателей подотчетных сумм (доверенностей) на получение материальных ценностей. Если же в организации отсутствует материально ответственное лицо, то им является руководитель. Инвентаризацией осуществляется проверка фактического наличия имущества (обязательств). На следующем этапе в описи (акты) вносятся денежные оценки имущества (обязательств) по данным первичных документов и бухгалтерского учета.

В ходе проверки фактического наличия имущества члены комиссии совместно с материально ответственными лицами производят подсчет, взвешивание, обмер инвентаризируемых ценностей и заносят полученные результаты в инвентаризационные описи унифицированной формы (№ ИНВ-1 – для основных средств, № ИНВ-1а – для нематериальных активов, № ИНВ-3 – для товарно-материальных ценностей и т. д.). Иногда комиссия получает в бухгалтерии описи, предварительно заполненные по данным бухгалтерского учета, и затем отмечает в них расхождения с фактическим наличием ценностей, однако это неправильно.

Опись должна составляться в ходе проверки наличия имущества, причем один экземпляр описи может заполнять член инвентаризационной комиссии, а второй экземпляр – материально ответственное лицо.

После завершения проверки фактического наличия ценностей оформленные описи передаются в бухгалтерию, где производят их таксировку (оценку описанных ценностей в денежном выражении) и сверку с учетными данными.

В случаях выявления расхождений в бухгалтерии составляют сличительные ведомости (унифицированной формы № ИНВ-18, ИНВ-19), в которых отдельными строками указываются все виды имущества, по которым имеются расхождения (а имущество, по которому расхождений не выявлено, заносится в сличительную ведомость одной строкой).

При наличии расхождений комиссия должна затребовать от материально ответственных лиц объяснения и предложить пути урегулирования различий для приведения учетных данных в соответствие с фактическими. Но окончательное решение о порядке отражения расхождений принимает руководитель. При принятии решения о взыскании сумм недостач с виновных лиц следует учесть положения ТК РФ. Согласно ст. 246 ТК РФ размер ущерба определяется исходя из рыночных цен, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета (с учетом степени его износа). При этом в соответствии со ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 % (а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50 %) заработной платы, причитающейся работнику.

На основании сличительных ведомостей заполняется ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма № ИНВ-26), в которой систематизируются все выявленные излишки и недостачи и излагается порядок списания недостач. Именно на основании этого документа бухгалтер производит записи, отражающие результаты инвентаризации.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные инвентаризационные описи и сличительные ведомости. Другими словами, материальные ценности, полученные от заказчиков как давальческое сырье или принятые на ответственное хранение, заносятся в другую ведомость, но формы таких ведомостей едины.

То же касается организаций, имеющих не только собственные основные средства (оборудование, компьютеры, автомобили и др.), числящиеся на счете 01 «Основные средства», но и арендованные основные средства, учитываемые на одноименном забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства»: на них также заполняются раздельные ведомости.

Впрочем, проводить инвентаризацию основных средств каждый год не обязательно.

Кроме того, помимо проверки наличия ценностей на складах, организация должна также провести инвентаризацию товарно-материальных ценностей, находящихся в пути и отгруженных. Ее результаты оформляются актом (унифицированные формы № ИНВ-6 и ИНВ-4 соответственно).

Не нужно забывать, что инвентаризации подлежит не только материальное имущество и наличные денежные средства и денежные документы в кассе, но и безналичные средства на банковских счетах (по выпискам банков), финансовые вложения, расчеты (дебиторская и кредиторская задолженность), а также резервы предстоящих расходов и оценочные резервы.

Например, резерв на оплату отпусков, сформированный в течение года, по состоянию на 31 декабря отчетного года следует закрыть: либо доначислить (в случае, если фактически выплаченные отпускные превысили сумму резерва), либо сторнировать (если сумма резерва оказалась выше, чем фактические отпускные). А резерв на ремонт основных средств можно перенести на следующий год только в том случае, если он был сформирован для выполнения длительных ремонтных работ, которые на конец отчетного года еще не завершены (или будут продолжены в следующем году). В остальных случаях этот резерв должен быть закрыт так же, как и резерв на оплату отпусков.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете. Порядок осуществления бухгалтерских записей зависит от характера выявленных расхождений.

Если в ходе инвентаризации обнаружены излишки, они должны быть оприходованы. Оценить их нужно по рыночной стоимости на момент обнаружения с отнесением данной суммы в Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы». В налоговом учете стоимость излишков имущества, которые выявлены в результате инвентаризации, включается в состав внереализационных доходов и подлежит обложению налогом на прибыль (п. 20 ст. 250 НК РФ).

При определении суммы материальных расходов стоимость запасов в виде излишков, выявленных в ходе инвентаризации, определяется как сумма налога на прибыль, исчисленная с внереализационного дохода, признанного при оприходовании обнаруженных излишков (п. 2 ст. 254 НК РФ). Поэтому списать в расходы в налоговом учете можно будет не всю рыночную стоимость оприходованных ценностей, а только сумму налога на прибыль, уплаченную в связи с оприходованием данных ценностей.

Пример

При проведении в конце 2007 г. инвентаризации на складе организации обнаружен излишек автомобильных шин в количестве 20 штук. Рыночная стоимость подобных шин на момент обнаружения недостачи составляет 10 000 руб. за 1 штуку.

Организация должна отразить операции по оприходованию выявленных излишков в конце 2007 г. проводкой:

Дебет субсчета 10-5 «Запасные части»,

Кредит субсчета 91-1 «Прочие доходы» – 200 000 руб. (20 штук X 10 000 руб.) – оприходованы излишки шин по рыночной стоимости.

Сумму обнаруженных излишков нужно включить в расчет налоговой базы по налогу на прибыль за 2007 г., в результате чего сумма налога будет увеличена на 200 000 руб. х24 % = = 48 000 руб.

Затем, при списании шин в производство в состав материальных расходов в бухгалтерском учете будет включено 200 000 руб., а в налоговом учете – 48 000 руб.

Стоимость излишков, выявленных в результате инвентаризации, не является безвозмездно полученным имуществом и учитывается в составе внереализационных доходов на основании п. 20 ст. 250 НК РФ, оценивается оно исходя из рыночных цен (подп. 5, 6 ст. 274 НК РФ). В бухгалтерском учете излишки имущества зачисляются на субсчет 91-1 «Прочие доходы» по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации.

Излишки образуются в результате:

1) ошибочного оприходования имущества, например, в случае потери приходных документов,

2) неправильного отпуска (списания) имущества, например, в случае когда израсходовано меньше, чем списано в учете.

Излишки материальных ценностей, выявленные при инвентаризации, приводят к увеличению активов организации. И при определении налоговой базы по налогу на прибыль нужно учитывать в составе доходов стоимость выявленных излишков, а в составе расходов – стоимость затрат, связанных с принятием излишков к учету (например, стоимость услуг оценщика по определению рыночной стоимости приходуемого имущества).

При выявлении в ходе инвентаризации излишков основных средств, в бухгалтерском учете возникают доходы в виде стоимости такого имущества, которая постепенно списывается на расходы в виде амортизационных отчислений. В налоговом учете доходы формируются в любом случае, и так как специальной нормы для формирования расходов нет, поэтому налоговики настаивают на том, что амортизационные отчисления по таким объектам не начисляются, финансисты также придерживаются такой точки зрения. Признать основные средства в налоговом учете амортизируемым имуществом можно, а вот начислять по нему амортизацию нельзя, обосновывается это тем, что первоначальная стоимость равна нулю, поскольку нет расходов на приобретение. Конечно, можно на свой риск начислить амортизацию по излишкам по правилам, установленным для безвозмездно полученного имущества, но в таком случае свою позицию нужно будет отстаивать в суде.

Недостача – это фактическая нехватка материальных ценностей (сверх установленных норм потерь), зафиксированная при их приемке или по результатам инвентаризации.

Отражение в учете недостач зависит от величины недостачи конкретного имущества организации, а также от того, имеются ли по данному виду имущества нормы естественной убыли, а также установлены ли конкретные виновные лица. Первичное отражение выявленной недостачи производится на основании сличительных ведомостей на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Если недостача выявляется при приемке ценностей, поступивших от поставщиков, то сумму недостачи в пределах, которая предусмотрена договором покупатель относит к учету ценностей в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетом 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», а сумму потерь сверх предусмотренных в договоре величин – в дебет субсчета 76-1 «Расчеты по претензиям» с кредита счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Если судебные инстанции отказывают во взыскании сумм потерь с поставщиков или транспортных организаций, то сумма данной недостачи, первоначально учтенная на субсчете 76-1 «Расчеты по претензиям», списывается на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Размер ущерба, причиненного недостачами и хищениями, определяют, исходя из рыночной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба.

Рыночная стоимость – это сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи активов. В случае если виновное лицо не было установлено, и из органов внутренних дел поступила справка о закрытии дела в связи с не установлением виновных лиц, если судом отказано во взыскании ущерба с виновных лиц, убыток, причиненный организации, можно списать с баланса.

Пример

Организацией для производственных целей приобретены запчасти стоимостью 177 000 руб., в том числе НДС 27 000 руб. Запчасти приняты к учету, НДС по ним принят к вычету. По результатам инвентаризации установлено, что часть приобретенных запчастей в сумме 20 000 руб. при хранении на складе была испорчена, а запчасти на сумму 15 000 руб. сгорли во время пожара. Нормы естественной убыли для данного вида запчастей не установлены, виновные лица отсутствуют. Руководством организации принято решение потери списать за счет средств организации.

На основании акта о списании запчастей в бухгалтерском учете отражается сумма выявленной недостачи и порчи материальных ценностей:

Кредит субсчета 10-5 «Запасные части» – 35 000 руб. (20 000 руб. + 15 000 руб.).

Поскольку запчасти уничтожены, и не могут быть использованы при осуществлении операций, облагаемых НДС, требования подп. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ не выполняются. Причем прямой нормы о восстановлении НДС по товарам, утраченным в связи с чрезвычайными ситуациями, гл. 21 НК РФ не содержит.

Однако согласно разъяснениям Минфина России (письмо от 6.05.06 г. № 03-03-04/1/421) суммы НДС, ранее принятые к вычету, по товарам, выявленным при проведении инвентаризации имущества как недостающие, подлежат восстановлению. При этом восстановленная сумма НДС по запчастям, утраченным вследствие пожара, учитывается для целей исчисления налога на прибыль в составе внереализационных расходов на основании подп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ.

В бухгалтерском учете восстановленная сумма НДС по испорченным запчастям отражается сторно:

Дебет субсчета 19-3 «НДС по приобретенным МПЗ»,

Кредит субсчета 68-2 «Расчеты по НДС» – 3 600 руб. (20 000 руб. х 18 %). А сумма НДС относится на недостачу:

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»,

Кредит субсчета 19-3 «НДС по приобретенным МПЗ» – 3 600 руб.

Восстановленная сумма НДС по сгоревшим запчастям отражается записью:

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»,

Кредит субсчета 68-2 «Расчеты по НДС» – 2 700 руб. (15 000 руб. x 18 %).

Всоответствии с решением руководства списать потери за счет средств организации стоимость испорченных запчастей отражается в бухгалтерском учете в составе прочих расходов (п. 12 ПБУ 10/99):

Дебет субсчета 91-2 «Прочие расходы»,

Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – 20 000 руб.,

Дебет субсчета 91-2 «Прочие расходы»,

– 3 600 руб.

В налоговом учете стоимость списанных запчастей в результате порчи не учитывается в качестве расходов на основании подп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ, в соответствии с которым к материальным расходам приравниваются потери от недостачи (или) порчи при хранении и транспортировке товарно-материальных ценностей в пределах норм естественной убыли.

Поэтому, возникает постоянная разница, и в том же отчетном периоде, организацией признается постоянное налоговое обязательство. Постоянное налоговое обязательство отражаются в бухгалтерском учете записью:

Дебет счета 99 «Прибыли и убытки»,

Кредит субсчета 68-1 «Расчеты по налогу на прибыль» – 5 664 руб. ((20 000 + 3 600) x 24 %).

Факт пожара должен быть подтвержден документом из органов пожарной охраны. Фактическая себестоимость запчастей, утраченных вследствие пожара, списывается на счет учета финансовых результатов в качестве чрезвычайных расходов (п. 35 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. приказом Минфина России от 28.12.2001 г. № 119н):

Дебет счета 99 «Прибыли и убытки»,

Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – 17 700 руб. (15 000 руб. + 2 700 руб.).

Потери от стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций включаются в состав внереализационных расходов, учитываемых при определении налоговой базы по налогу на прибыль (подп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Организация в некоторых случаях, прежде чем оприходовать излишки и списать недостачи, проводит взаимный зачет излишков и недостачи в результате пересортицы, это бывает возможно, если в ходе инвентаризации обнаружены одновременно и излишки, и недостачи:

1) в одном проверяемом периоде;

2) у одного материально-ответственного лица;

3) в отношении ТМЦ одинакового наименования;

4) в одинаковых количествах.

Такая пересортица может возникнуть если со склада был ошибочно отпущен один вид шин вместо другого. В бухгалтерском учете пересортица отражается по данным аналитического учета по определенному счету (например по счету 10 «Материалы», 41 «Товары»). В случае когда сумма недостачи превышает сумму излишков, разница взыскивается с виновного, если же виновное лицо установить нельзя, разницу списывают на субсчет 91-2 «Прочие расходы».

Пример

Организация в результате инвентаризации выявила недостачу 20 автомобильных шин по себестоимости 900 руб./hit и излишек 15 шт. шин по себестоимости 800 руб./шт. Руководитель организации принял решение зачесть недостачу в размере 10 шт.

Сумма недостачи – 18 000 руб. (20 шт. x 900 руб./шт.), а излишков – 12 000 руб. (15 шт. X 800 руб./шт.). Разница в 10 000 руб. (18 000 руб. – 8 000 руб.) отнесена за счет виновного лица. Оставшиеся излишки шин будут оприходованы по рыночной стоимости 900 руб./шт.

В учете нужно сделать записи:

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»,

Кредит субсчета 10-5 «Запасные части» – 10 000 руб. отражено превышение стоимости недостающих шин над стоимостью излишков;

Дебет субсчета 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»,

Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – 10 000 руб. разница в стоимости отнесена за счет виновного лица;

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»,

Кредит субсчета 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» – 10 000 руб. у виновного лица удержана сумма ущерба;

Дебет субсчета 10-5 «Запасные части»,

Кредит субсчета 91-1»Прочие доходы» – 4 500 руб. (5 шт. х 900 руб./шт.) – оприходованы излишки по рыночным ценам.

Расходы на содержание автотранспорта могут отражаться в общем бюджете затрат. Но если компания занимается автоперевозками или имеет собственный транспортный парк, то бюджет расходов на содержание автотранспорта ей необходим. Рассмотрим схему бюджета расходов на содержание автотранспорта.

На схеме ниже представлена схема связи бюджета расходов на содержание автотранспорта с другими бюджетами компании.

Взаимосвязь бюджета расходов на содержание автотранспорта с другими планами

Бюджет расходов на содержание автотранспорта. Состав показателей

Основные статьи бюджета – горюче-смазочные материалы (ГСМ), заработная плата водительского состава, износ автотранспортных средств и резины, техническое обслуживание и ремонт, хранение и мойка, страхование, медицинское освидетельствование водителей (см. таблицу). При его составлении необходимо учитывать плановое выбытие автотранспортных средств в связи с окончанием срока службы или реализацией, покупку новых, а также график ремонта. Возможные аналитические разрезы – группы и виды транспорта, структурные подразделения.

Бюджет расходов на содержание автотранспорта на первый квартал, тыс. руб.

№ п/п	Статьи расходов	Всего	Грузовые автомобили	Легковые автомобили	Спецтехника	Тракторы	Плавсредства
1	Заработная плата	457	200	45	120	80	12
2	Начисления на заработную плату	119	52	12	31	21	3
3	ГСМ	100	44	16	18	20	2
4	Амортизация автотранспортного средства	28	15	3	4	5	1
5	Износ резины	15	2	1	6	6	0
6	Техническое обслуживание	143	34	25	38	43	3
7	Ремонт	219	56	40	56	65	2
8	Прочие расходы	6	2	1	2	1	0
	Итого	1087	405	143	275	241	23

Подготовка бюджета расходов на содержание автотранспорта

Расчет потребности в ГСМ проводится исходя из планируемого пробега автотранспортного средства, а также норм и сезонности потребления горюче-смазочных материалов. Заработная плата водительского состава определяется в соответствии с действующим штатным расписанием, количеством единиц техники и данными о предполагаемых изменениях в уровне оплаты труда. Износ автотранспортного средства – на основе его балансовой стоимости и нормы амортизационных отчислений. Расходы на техническое обслуживание (ТО) – исходя из технических характеристик автомобиля и рекомендованных предприятием-изготовителем норм обслуживания, а также стоимости ТО.

Стоимость ремонта автотранспорта может планироваться на основе среднестатистических данных за прошлые периоды как определенный процент от остаточной стоимости автомобиля или определяться по результатам диагностики. Стоит отметить, что при ремонте собственными силами в данной статье расходов следует также учесть затраты на приобретение запасных частей, расходных материалов, заработную плату ремонтных рабочих, амортизацию оборудования, используемого при ремонте, а также накладные расходы. Если к ремонту привлекается сторонняя компания, стоимость ее услуг будет отражаться в статье «Услуги сторонних организаций по ремонту».

• Составляем бюджет расходов на оплату труда и Бюджет расходов на управление персоналом

Расходы на хранение и мойку автомашин можно рассчитать исходя из потребности в данных услугах и их средней стоимости в регионе. Если же эти работы выполняются собственными силами, к затратам относят стоимость расходных материалов, моющих средств, заработную плату с начислениями, амортизацию моющего оборудования.

Расходы на страхование автотранспорта включают как минимум стои­мость обязательного страхования (ОСАГО). Она планируется исходя из количества единиц автотранспортных средств (с учетом выбытия и поступления) и их технических характеристик. Последние также учитываются при расчете суммы транспортного налога.

К затратам на медицинское освидетельствование водителей относятся оплата услуг медицинских учреждений (стоимость определяется в соответствии с заключенными договорами) или при наличии собственной медицинской службы – затраты, связанные с освидетельствованием. Бюджет расходов на содержание автотранспорта составляет автотранспортная служба совместно с планово-экономическим отделом.